Las cosas más importantes que necesitas saber
- Comience la reunión definiendo claramente el orden del día y el tiempo asignado para ello, reservando los últimos minutos para preguntas, ya que cinco minutos de digresión en una reunión de 12 personas consumen una hora de tiempo de grupo.
- Utilice frases específicas para gestionar las conversaciones paralelas, las preguntas recurrentes y para evitar monopolizar la conversación, como por ejemplo: "Hablemos de esto por separado más tarde", "Ya hemos tratado este tema" o "Dejemos que otra persona haga la siguiente pregunta".
- Al interrumpir, mantenga un tono de voz tranquilo y neutral, evite el sarcasmo o las reprimendas públicas y pase directamente al siguiente punto para dejar claros los límites sin avergonzar a los participantes.
A los veinte minutos de una reunión de treinta minutos, la misma persona vuelve a levantar la mano. Dice: «Solo quiero reiterar un punto y luego tengo una pregunta rápida». Lo que sigue dura tres minutos y no contiene ninguna pregunta clara. Toca un punto que ya he tratado, luego se desvía hacia otro tema y finalmente termina con: «Bueno, supongo que solo quería saber su opinión».
La mayoría de los líderes de reuniones permiten que este comportamiento continúe porque interrumpir a alguien delante de sus compañeros parece de mala educación. Pero el problema es que esos minutos adicionales restan tiempo a todos. Cuando una persona utiliza este tiempo para pensar en voz alta o reiterar un punto, los últimos puntos del orden del día se tratan con prisas y los miembros más callados del grupo quizás nunca tengan la oportunidad de hablar.
La forma más sencilla de manejar esta situación es establecer algunas reglas básicas antes de hacer preguntas y, si alguien las ignora, usar un lenguaje claro y directo. No necesitas una respuesta ingeniosa ni analizar por qué la persona habla tanto.
Establece límites antes de iniciar la conversación.
Para empezar la reunión, defina claramente el orden del día y el tiempo asignado. Por ejemplo, podría decir: «Tenemos hasta las 2:30, trataremos tres puntos principales y dedicaremos los últimos cinco minutos a preguntas». Esto establece un límite de tiempo claro al que podrá recurrir más adelante y garantiza que todos conozcan la misma regla desde el principio.
También puedes modificar la forma en que se recopilan las preguntas. Puedes pedir a los participantes que las publiquen en el chat, posponerlas hasta el final de la reunión o anotarlas mientras habla el orador. El debate abierto puede ser ideal para sesiones de trabajo interactivas, pero rara vez es la mejor opción para reuniones con plazos de tiempo estrictos.
Utilizar un espacio para preguntas secundarias puede ser útil para abordar preguntas útiles pero que se desvíen del tema principal. Anota el tema en una lista visible, asigna a alguien para que le dé seguimiento e inclúyelo en tus notas. La gente está más dispuesta a dejar de lado un tema secundario cuando ve que no se ha desvanecido sin más.
En un estudio de Leadership IQ sobre la eficacia y la frustración en los equipos , preguntamos a 6,821 líderes y empleados con qué frecuencia abandonan las reuniones sin un plan claro para los siguientes pasos. El 13.1 % de los encuestados afirmó que ocurre con frecuencia, mientras que el 46.5 % indicó que ocurre ocasionalmente. En otras palabras, casi seis de cada diez personas abandonan al menos algunas reuniones sin tener claro qué hacer a continuación.
Por supuesto, las preguntas extensas no son la causa de que todos los puntos del orden del día no queden claros. Pero este hallazgo ilustra el poco margen que hay para las digresiones en muchas reuniones. Cuando todos entienden cuál es el objetivo de la reunión y cuándo debe terminar, redirigir las conversaciones paralelas se vuelve menos personal, porque se establecen límites que todos han comprendido.
Primera declaración: Dirigir la discusión paralela hacia otra dirección.
Cuando alguien empieza a hablar extensamente y a desviarse del tema, diga: «Permítame interrumpirle aquí. Este es un tema que merece ser discutido, pero excede lo que podemos abarcar ahora. Lo discutiremos por separado más tarde para poder terminar la agenda a tiempo». Esta primera frase es crucial, ya que esperar cortésmente una pausa natural puede añadir varios minutos.
Si la persona responde diciendo: «Solo necesito un minuto más», reitere el límite: «Lo entiendo, pero debemos continuar . Por favor, envíeme el resto de los puntos y le daré seguimiento después de la reunión». Dígalo una sola vez y pase al siguiente punto del orden del día; una explicación extensa hace que el límite parezca negociable.
La segunda frase: Concluye una pregunta que ya has respondido.
Cuando alguien vuelva a hacer la misma pregunta, diga: «Ya hemos hablado de esto, así que pasaré a otro tema. Con gusto lo revisaremos juntos después de la reunión». Esta oferta de seguimiento demuestra que está gestionando su tiempo de forma eficaz y que no se niega a ayudar.
Sin embargo, hay algunas salvedades: una pregunta repetida podría indicar que tu respuesta inicial no fue clara. Si varias personas parecen confundidas, vuelve a responder. Si alguien insiste en mencionar una opinión que el grupo ya ha discutido, finaliza la conversación y continúa.
Tercera frase: Dale una oportunidad a otra persona
Si la misma persona sigue monopolizando la conversación, diga: «Quiero asegurarme de que escuchemos las opiniones de quienes aún no han hablado. Dejemos que otra persona formule la siguiente pregunta». Esto es simplemente aplicar una regla de participación equitativa que todos los presentes pueden comprender.
Para reuniones que requieren una amplia participación, puedes anunciar esta regla con anticipación: una pregunta por persona, para que todos los que quieran hablar tengan su oportunidad. Esto te evita tener que establecer un límite después de que una persona ya haya monopolizado la conversación.
Cómo interrumpir sin avergonzar a nadie
Aquí, el tono de voz es más importante que añadir halagos exagerados. Expresa tu opinión con calma, sin suspiros desesperados, miradas de fastidio ni disculpas interminables, y pasa directamente al siguiente punto. Repetir la misma frase tranquila y neutral suele ser más efectivo que buscar una formulación más asertiva cada vez que la persona intenta resistirse.
Evite también el sarcasmo y las reprimendas públicas. Una frase como «Si alguna vez nos ponemos serios», puede provocar risas, pero también convierte un simple límite de tiempo en una competencia de estatus. Los demás podrían mostrarse más reacios a hacer preguntas legítimas al presenciar cómo alguien se avergonzaba de sus propias palabras.
Cinco minutos de digresión en una reunión de 12 personas pueden consumir una hora de tiempo grupal. Proteger este tiempo es parte de tu trabajo como moderador de la reunión. Retoma el tema principal, concluye la pregunta frecuente, dale la oportunidad a otra persona de hablar y luego pasa directamente a la siguiente persona o punto del orden del día.
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