Empresas como Google, IBM, Intel y otras pueden seguir acaparando titulares con sus decisiones sobre el regreso a la oficina, pero, salvo contadas excepciones, el debate ya no gira en torno a si permitirán el teletrabajo, sino a la frecuencia . Ahora que la situación se ha estabilizado respecto al lugar de trabajo, es momento de centrarnos en el cómo. En concreto, ¿cómo puede el dominio de la combinación de colaboración en tiempo real o síncrona y asíncrona aumentar la productividad, reducir la carga de las reuniones y aliviar el estrés? La colaboración asíncrona es una estrategia clave para mejorar la eficiencia laboral y reducir el estrés causado por las reuniones frecuentes.
La sobrecarga de reuniones afecta negativamente la productividad, el estrés y más de los empleados.
La colaboración sincrónica incluye reuniones cara a cara, videoconferencias y conversaciones telefónicas. La colaboración asincrónica incluye correo electrónico, foros, reuniones grabadas, documentos colaborativos, mensajería de video y herramientas de gestión de proyectos. Elegir el método de colaboración adecuado (sincrónico o asincrónico) es fundamental para mejorar el flujo de trabajo.
No existen reglas reales sobre cuál es mejor, pero en general:
La colaboración sincrónica es mejor para abordar cuestiones complejas, mantener conversaciones delicadas, reuniones individuales con el jefe y fortalecer las conexiones sociales. La colaboración sincrónica suele preferirse en situaciones que requieren interacción inmediata e intercambio directo de ideas.
La colaboración asincrónica es mejor para anuncios, actualizaciones de estado, recopilación de datos, documentación y escritura colaborativa. La colaboración asincrónica permite a los empleados trabajar de forma flexible y en diferentes momentos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
Incluso el simple hecho de ponerse de acuerdo sobre las herramientas de colaboración puede aumentar la eficiencia y reducir el estrés de tener que supervisar múltiples canales. Pero la verdadera recompensa llega cuando los equipos se ponen de acuerdo sobre el método (sincrónico o asincrónico) y la herramienta que utilizarán en función de la naturaleza de la interacción. Identificar las herramientas y los métodos adecuados ayuda a agilizar el proceso de colaboración y reducir la confusión.
Otras ventajas del trabajo asincrónico (Async)
Cuestiona cada reunión. ¿Puede reemplazarse por una alternativa asincrónica?
El trabajo asincrónico no se trata solo de reducir la carga de las reuniones. Cuando se aplica correctamente, puede:
- Acelera la colaboración entre zonas horarias.
- Los miembros del equipo remoto evitan las reuniones fuera del horario laboral.
- Diversifica el conjunto de ideas al brindarles a las personas una forma de contribuir sin la presión de hablar en las reuniones.
- Fomenta la innovación evitando el “pensamiento de grupo” o ceder ante la voz más fuerte de la sala.
Las reuniones son la oportunidad más fácil para mejorar.
Según un informe de Atlassian , las reuniones resultan ineficaces en el 72% de los casos. Las reuniones ad hoc, que representan el 60% del total según Microsoft , son las peores. Al evaluar su valor, solo el 7% de los encuestados en el informe Tendencias de Flexibilidad Laboral 2024 —basado en un estudio del que fui coautor— las consideró muy valiosas. Incluso el tipo de reunión mejor valorado, las reuniones de toma de decisiones, solo fue bien considerado por el 24% de los encuestados.
Las herramientas asincrónicas ofrecen esperanza para mejorar la eficiencia de las reuniones. Casi el 60% de los encuestados consideró que el correo electrónico podría reemplazar una cuarta parte del tiempo de reunión, y el 30% dijo que podría reemplazar hasta la mitad. El costo, en términos de pérdida de productividad debido a reuniones innecesarias, es enorme. Para una empresa de 1,000 personas, eliminar sólo dos reuniones semanales podría ahorrar alrededor de 3.7 millones de dólares anuales en pérdida de productividad (ver Nota 1).
Cinco formas de empezar con Async
Para aprovechar al máximo la tecnología asíncrona, las organizaciones deben integrarla en sus operaciones principales. «Nuestra cultura de colaboración asíncrona permite a nuestro equipo colaborar fuera de las reuniones programadas», afirma Mohamed Shahdi, presidente y director de operaciones de Muse Group . «Ofrece mayor flexibilidad para centrarse en cómo lograr los mejores resultados, en lugar de perder el tiempo revisando calendarios o creando presentaciones de PowerPoint . También hemos observado que este cambio fomenta una colaboración más intencional, lo que hace que las reuniones sean más valiosas y, de hecho, contribuye a aumentar la productividad en lugar de ralentizarla». *Nota del experto: La colaboración asíncrona permite a los equipos trabajar con flexibilidad, centrándose en los resultados en lugar de ajustarse a horarios rígidos.*
Afortunadamente, incluso un poco de Async puede ser de gran ayuda. Aquí hay cinco formas rápidas de comenzar.
1. Cuestione cada reunión: Fundamentos de la gestión eficaz de reuniones de negocios
Antes de hacer clic en el botón "Enviar" de la invitación del calendario, hágase estas preguntas importantes para mejorar la productividad de su equipo :
- ¿Es realmente necesaria esta reunión? ¿No se puede realizar la tarea sin una reunión?
- ¿Se puede grabar la reunión para aquellos que realmente no necesitan estar físicamente presentes? Esto les permite revisar el contenido más tarde si es necesario.
- ¿Podría ser más corta la reunión? A menudo se pueden conseguir los mismos resultados en menos tiempo.
- ¿Se puede sustituir la reunión por un correo electrónico o un documento compartido? Considere alternativas más eficientes a las reuniones tradicionales.
2. Mejorar la calidad de las reuniones: estrategias de expertos
Los empleados no odian las reuniones en general, odian las reuniones que les hacen perder el tiempo. Haga que sus reuniones valgan la pena con estas estrategias efectivas:
- Es obligatorio tener una agenda y especificar materiales de lectura previa.
- Hacer que la asistencia sea opcional para mejorar la eficiencia.
- Grabar las reuniones para que aquellos que no asistieron puedan ver la grabación más tarde.
- No permita que la agenda se desvíe por temas nuevos no planificados.
- No dejes que la voz más fuerte de la sala domine la conversación o intimide a los demás.
En Muse Group, cada invitación a una reunión incluye una agenda con objetivos claros y lecturas previas. Concluye identificando pasos de acción específicos.
3. Programe días sin reuniones: aumente la productividad y reduzca el agotamiento
Los empleados suelen verse sobrecargados de reuniones consecutivas, lo que les deja poco o ningún tiempo para completar sus tareas o incluso para pensar con claridad. Para fomentar la concentración y reducir el cansancio provocado por las reuniones, considere añadir días u horas libres de reuniones para que sus empleados dispongan de un espacio fiable para concentrarse de forma sostenida. Cabe destacar que designar "días de concentración" puede mejorar el rendimiento y reducir el número de reuniones innecesarias. Dropbox atribuye a sus "días de concentración" una reducción del 28 % en el número de reuniones.
4. Minimizar las interrupciones
Las reuniones ad hoc impactan negativamente en la productividad y aumentan el estrés. El trabajador cognitivo típico es interrumpido entre 6 y 25 veces al día, y cada interrupción requiere entre 15 y 25 minutos de tiempo de recuperación.
5. Establecer una única fuente de información confiable.
El trabajo asincrónico prospera gracias a una comunicación escrita clara. Tener documentación detallada permite que los proyectos se desarrollen sin problemas en todas las zonas horarias, mejora la transparencia, reduce la necesidad de actualizaciones constantes y contribuye a construir una memoria institucional sólida. Tener una única fuente de información confiable, o “Fuente Única de Verdad” (SSOT), brinda a las personas una sensación de independencia, evita que los colegas tengan que repetir la explicación una y otra vez, ayuda con el proceso de incorporación y garantiza que todos tengan las mismas respuestas a sus preguntas. Esta práctica se considera la piedra angular de una gestión eficaz del conocimiento corporativo.
La comunicación asincrónica no es una solución mágica.
Aunque la comunicación asincrónica tiene muchos beneficios, su éxito depende de una implementación efectiva. Tenga en cuenta lo siguiente antes de decidir cómo proceder con la comunicación asincrónica:
- No te apresures Comience lentamente aplicando una de las recomendaciones anteriores.
- Me doy cuenta de que los empleados seguirán el ejemplo de los gerentes y líderes. Deberían ser partidarios y buenos modelos a seguir.
- No espere que los empleados adopten de forma natural la comunicación asincrónica. Necesitan formación, recordatorios constantes y un motivo para cambiar: "¿Qué gano yo con esto?". (Lo que sea que haga). Enfatiza el tiempo que ahorrarán y cómo reducirá el estrés de sentir siempre que no hay suficiente tiempo en el día. *Nota: Los empleados deben sentir el valor de esta transformación.*
- Utilice prácticas de comunicación asincrónica en situaciones apropiadas. No es la solución ideal para discutir temas delicados o emotivos, cuestiones urgentes o complejas, o para crear nuevas relaciones sociales.
- Tenga en cuenta que las alternativas de comunicación asincrónica padecen en gran medida la falta de retroalimentación visual y auditiva. Por lo tanto, existe un riesgo mucho mayor de que el mensaje enviado no sea el mensaje recibido. *Para evitar malentendidos, utilice un lenguaje claro y conciso.*
- Me doy cuenta de que las personas con grandes necesidades sociales tendrán más dificultades para adaptarse a la comunicación asincrónica. Por ejemplo, los vendedores y los extrovertidos prosperan gracias a la comunicación directa. Sin ella, realmente sufren. Debe existir un compromiso u otra salida para su necesidad de comunicarse en tiempo real.
Conclusión
Adoptar la colaboración asíncrona no implica cancelar todas las reuniones o interacciones en tiempo real; se trata de planificar de forma intencionada cómo, cuándo y por qué las personas se comunican en tiempo real. Se trata de mejorar la gestión del tiempo de los empleados y aumentar la productividad del equipo.
A medida que el lugar y la forma de trabajar siguen evolucionando, dominar nuevas prácticas y procesos, como el trabajo asíncrono, será fundamental para el éxito individual, de equipo y organizacional. Esta transformación representa una oportunidad de oro para adoptar estrategias de trabajo flexibles y mejorar el entorno laboral digital.
Nota 1) Supone un salario promedio de $60,000 más beneficios y un tiempo promedio de reunión de 60 minutos.
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