Todos estamos impulsados por los hábitos. Todos tenemos acciones recurrentes en nuestro día, momentos que suceden varias veces o decenas de veces, dependiendo de la naturaleza de nuestra vida laboral. Puede aprovechar estos momentos recurrentes para crear nuevos hábitos que puedan mejorar su eficacia general en el trabajo. Luego, apila estos mini hábitos uno encima del otro. Aquí hay algunos hábitos útiles que puedes adoptar, inspirados en tareas recurrentes de tu día, que te ayudarán a alcanzar tus objetivos y mejorar tu rendimiento.
Ya sea que trabajes desde casa o desde la oficina en un día determinado, es probable que participes en más de unas pocas reuniones virtuales. Las reuniones virtuales pueden resultar agotadoras para nuestra psique y nuestro ser físico. En cada reunión, justo antes de presionar el botón “Unirse a la reunión”, gire los hombros: hacia adentro… hacia arriba… y hacia atrás. Todos nos sentamos demasiado tiempo todos los días. Redondear los hombros te proporciona un poco de estiramiento. Además, te recuerda que debes sentarte derecho y te anima a mantener las manos separadas. Cuando tus manos aterricen a ambos lados de las notas que estás usando, usa eso como otra guía. (Ver nº 2)
- Imagine que sus comentarios son más que un mero reflejo de su contenido; Es un elemento de utilería escénica. Imagina que hay una pared a cada lado de tu cuaderno. Tus manos no deben caer sobre tus notas ni entre tú y tus notas. Mantener las manos separadas, apoyadas sobre la mesa en lugar de juntas, parece una tontería, pero no hay problema. Dado que sentarse derecho con las manos separadas parece incómodo, es más probable que utilices gestos con las manos. El uso de gestos ayuda a disipar la energía nerviosa que todos sentimos al hablar en una reunión. A medida que “entrega” simbólicamente su información a los asistentes de su reunión señalándolos, ya sea en persona o virtualmente, está dirigiendo su energía nerviosa hacia algo productivo, en lugar de un movimiento brusco o espasmódico.
- Siga la regla de las “dos preguntas”. Después de que un colega o cliente ofrece una opinión en una reunión, nuestro instinto es decir inmediatamente: “Bueno, creo que…” y luego ofrecer nuestra opinión. En lugar de eso, haz una pausa y haz dos preguntas. Hacer una pausa para pensar te da un momento para pensar, y las dos preguntas te ayudan a entender mejor la posición de la otra persona, lo que puede cambiar la forma en que formulas tu opinión o la tuya propia. Me gustaría poder decirte las dos preguntas que debes hacer, pero dependerán de la naturaleza y el contenido de lo que dijo la otra persona.
Algunas preguntas clásicas útiles incluyen:
¿Por qué es este tema tan importante para usted?
¿Cómo llegaste a esa conclusión?
¿Qué información adicional le sería útil?
- Al final de la reunión, cuando el líder de la discusión diga: "Creo que hemos terminado", mire las notas de la reunión antes de mirar su teléfono. Para muchos de nosotros, nuestro instinto inmediato es revisar nuestros teléfonos para ver qué correos electrónicos llegaron durante la reunión. Al finalizar la reunión, todos los temas discutidos estaban en el centro de la mente. En el momento en que miras tu teléfono, los temas de la reunión se vuelven menos claros. ¿Alguna vez has mirado tus notas de la reunión al día siguiente de la misma y te has dicho a ti mismo: “Sabía lo que significaba eso cuando lo escribí, pero no tengo idea de lo que significa ahora”? Cuando mires tus notas, probablemente notarás que has escrito muchos nombres. Tenemos tendencia a escribir ideas o elementos concretos. Añade un verbo con cada sustantivo. Si tienes un sustantivo y un verbo juntos, tienes una oración completa, un pensamiento completo. Esta frase tendrá sentido para ti la próxima vez que mires tus notas para recordar lo que sucedió en la reunión.
- Comience cada correo electrónico con el nombre de la persona a la que le está escribiendo. En un intento por ser eficaces, a menudo recurrimos a atajos que en realidad minan nuestro impacto. Si comienzas directamente desde el núcleo de tu correo electrónico, te estarás concentrando en tu contenido. Si comienzas con el nombre de la persona, te centras más en el individuo. Te imaginas su cara. Recuerdas tu última conversación con él. Piensa en cómo recibirá la información esta persona. Centrarse en el individuo le ayudará a determinar qué tono utilizar y qué lenguaje podría ser apropiado y útil. Al personalizar el mensaje para cada individuo, aumenta la posibilidad de que su mensaje sea escuchado con el espíritu que usted desea, lo que aumentará sus posibilidades de tener el tipo de impacto que espera generar.
- Probablemente participes en docenas de reuniones a la semana. Al principio de la reunión, alguien pasa del chat social al punto. Si usted es quien abre la reunión, después de indicar el propósito de la reunión, agregue una línea importante para aumentar el valor de su tiempo con esta audiencia. Después de decir: “Gracias por reunirse conmigo para discutir X”, agregue la frase “antes de que hablemos de eso” y una pregunta abierta.
"¿Qué más tienes en la agenda?"
¿Qué más podría ser útil discutir?
¿Qué otros temas tienes en mente estos días?
Mostrar una voluntad de dejar de lado su propia agenda para ver lo que es importante para la otra persona demuestra un nivel de preocupación y compromiso para ayudar al cliente o colega con el que está trabajando. De manera similar a comenzar un correo electrónico con el nombre del destinatario, comenzar colocando las necesidades de la otra persona antes de la agenda cambia el foco de la reunión del contenido al individuo. Le ayuda a construir una relación en lugar de simplemente brindarle información. *Esto mejora la confianza y la cooperación.*
Estás ocupado perfeccionando las habilidades esenciales para tu profesión. Estas habilidades son más difíciles que las competencias más blandas, como las habilidades de comunicación. Aplicar buenas técnicas a las habilidades más blandas solo requiere práctica. Al cambiar tu comportamiento en pequeñas cosas, cambias la forma en que te comunicas con los demás. Con bastante rapidez, estos comportamientos se convierten en tus nuevos hábitos y no tienes que pensar mucho en ellos. *Mejorar las habilidades de comunicación mejora la competencia profesional y de liderazgo.*
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