¿Quieres que tus reuniones de negocios sean más interactivas y efectivas, y evitar la monotonía que acompaña a las reuniones tradicionales? Intente celebrar sus reuniones en un entorno de realidad virtual; Donde puedes crear una experiencia de comunicación poco convencional que sea especialmente adecuada para equipos dispersos geográficamente.
Las reuniones virtuales combinan diversión y creatividad, con un mayor potencial de interacción y comunicación visual, haciéndolas más productivas e impactantes. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta tecnología es necesario planificar con mucha antelación para evitar problemas de último momento que puedan desperdiciar tiempo y recursos.
Estos son los consejos más importantes a tener en cuenta al organizar una reunión virtual: desde elegir las aplicaciones adecuadas que admitan herramientas de colaboración, hasta organizar a su equipo y programar tareas de manera eficaz para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas.
1. Elija herramientas y controles confiables
La primera inversión que necesitarás hacer para que tus reuniones virtuales sean exitosas es un casco de realidad virtual. Lo cual no será barato, pero puedes hacerlo de manera inteligente. El mejor modelo del mercado es el Meta Quest 2 (anteriormente Oculus Quest 2), porque es potente y sorprendentemente barato en comparación con otros auriculares alternativos.
Sea cual sea su elección, asegúrese de que sea una opción confiable: revise cuidadosamente las reseñas y los requisitos.
Para facilitar la planificación de la reunión virtual, puede tener el mismo dispositivo de forma masiva para todos los miembros de su equipo. Pero si alguien prefiere o ya tiene un auricular diferente, está bien, siempre que coincida con las actividades que ha planeado.
Explore también los mejores accesorios de realidad virtual para que los usuarios se sientan más cómodos. La accesibilidad es importante para que todos sus empleados se sientan bienvenidos. En este punto, evite mostrar imágenes o cualquier otro contenido que pueda molestar a las personas.
2. Asegúrese de que los dispositivos de todos estén funcionando antes de la reunión
Es una buena idea probar todos los equipos de realidad virtual antes de su reunión real, incluso los sistemas mejor calificados pueden causarle problemas repentinamente sin razón aparente. Pídale a su equipo que pruebe sus auriculares, verifique la conectividad Wi-Fi y Bluetooth y aprenda sobre su entorno virtual: cómo navegar, usar los controles, navegar por los menús, etc.
Cada miembro puede hacer esto individualmente y reportar cualquier problema, o puede programar una prueba grupal. De esta manera podrás asesorar a todos a la vez. Ya sea que tengas problemas o no, hay varios trucos que puedes probar.
3. Elegir la mejor aplicación para reuniones virtuales
Las reuniones en línea se han vuelto muy populares a lo largo de los años. De hecho, encontró Informe de estadísticas de Zippia El 53 por ciento de los empleados prefiere actualmente las reuniones virtuales.
Con la llegada de los dispositivos de medición, la demanda de dispositivos y aplicaciones relacionados se ha disparado, por lo que los desarrolladores de realidad virtual están ocupados produciendo los mejores entornos posibles para cualquier ocasión, incluidas las reuniones profesionales.
Preparar Salas de trabajo Horizon De Meta Quest es un gran ejemplo. Le permite crear un avatar, conocer a sus colegas y colaborar como lo haría en el mundo real. hay, también Espacial Dónde crear el entorno de trabajo virtual perfecto y organizar una reunión para recordar.
Busque servicios como estos para reuniones de realidad virtual. Son geniales, y encontrarás muchas opciones gratuitas. Solo asegúrate de no exagerar con tu diseño. El entorno virtual y las actividades deben ser estimulantes pero controlados y productivos.
4. Elija funciones para que la reunión sea interesante
El mayor punto de venta de celebrar reuniones en realidad virtual son las muchas funciones diferentes que puede incluir. Las aplicaciones diseñadas específicamente para reuniones de grupos profesionales tendrán mucho que ofrecer.
Por ejemplo, una pizarra virtual es estándar, pero verifique si puede agregar cosas como videos, gráficos y audio. Cree avatares de realidad virtual en Ready Player Me y personalice aún más la experiencia. También puede utilizar las herramientas predeterminadas. Si quieres convertir la reunión en un taller, puedes utilizar o crear un entorno de realidad virtual que te permita practicar diferentes habilidades.
Proporciona hablavirtual Por ejemplo, capacitación en habilidades blandas mediante realidad virtual. Los usuarios pueden mejorar sus presentaciones y comunicación mientras usted, como entrenador, monitorea su desempeño. Otras plataformas pueden enseñarle primeros auxilios, manipulación manual, seguridad alimentaria, cirugía y más.
Nuevamente, trate de no abrumar a su equipo incluyendo demasiadas funciones y actividades. Elija las herramientas más adecuadas y productivas. Además, avise si los miembros necesitarán espacio para el aprendizaje en el mundo real.
5. Establece una hora para la reunión para que todos puedan asistir
Una parte importante de la planificación de una reunión de VR es asegurarse de que todos asistan. Organice un día y una hora que funcione para la mayor cantidad de personas posible. También debería darle tiempo suficiente para configurar su experiencia de realidad virtual.
Luego, envíe recordatorios regulares o deje que una práctica aplicación lo ayude a administrar todo. Usa aplicaciones como Equipo de conexión O herramienta de programación Desde Microsoft Team para mantener informados a todos los participantes.
A menos que hayas entrenado mucho o ya hayas tenido varias reuniones de VR, también es una buena idea reunir al equipo al menos 30 minutos antes de la hora de inicio oficial. Puede solucionar cualquier problema de último momento y lograr que la reunión comience sin problemas.
6. Asegúrese de que la reunión virtual sea productiva.
Un último consejo sobre el resultado de su reunión. Suponiendo que haya una buena razón para tenerlo, ya sea para capacitarse o colaborar en un proyecto, elabore un plan productivo y una forma de tomar las actas finales de la discusión.
Durante una reunión de VR, manténgase encaminado a lo largo de sus debates y actividades, tomando nota de los puntos y hallazgos clave.
Para este último trabajo, utilice la pizarra virtual, las notas adhesivas o cualquier herramienta relacionada disponible en la plataforma de su elección. Incluso puede grabar la sesión completa; solo obtenga la aprobación de todos antes de hacerlo.
Tenga en cuenta que no tiene que hacer todo usted mismo. Siéntase libre de compartir responsabilidades con los miembros del equipo. Alguien más puede estar a cargo de las actas, mientras usted dirige la reunión en la dirección que desee sin distracciones.
Celebrar una reunión virtual tranquila o activa
La belleza de la realidad virtual es que tus reuniones pueden ser tan positivas o tan salvajes como quieras. Es ideal para reuniones de negocios. Si bien los miembros del equipo deben ser prácticos, también deben ser divertidos cuando sea posible. Si sus reuniones entretienen, inspiran y unen a su equipo, las recompensas serán mayores.
Determine qué necesita su equipo y cómo una reunión de realidad virtual puede satisfacerlo. No lo conviertas en una fiesta, pero sé creativo al planificar tus actividades. Aspira a vivir una experiencia dinámica.
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