10 consejos esenciales para usuarios de Microsoft Teams

¿Utilizas Microsoft Teams? Descubre 10 trucos esenciales para aumentar tu productividad y ahorrar tiempo en tu trabajo diario.

Técnica

By Merwan Redha

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Las cosas más importantes que necesitas saber

Puedes reenviar correos electrónicos y sus archivos adjuntos directamente desde Outlook al canal de Teams mediante la opción "Compartir en Teams" para evitar copiar y pegar manualmente.
Habilita el aislamiento de ruido con tecnología de IA en Teams para bloquear el ruido de fondo y las voces de otros interlocutores, haciendo que suene como si estuvieras en una oficina silenciosa después de crear un archivo de audio.
Agrega tu teléfono como segundo dispositivo durante una reunión de Teams en tu computadora para usarlo como cámara web estática, transmisor de video en vivo o control remoto para presentaciones sin interrumpir el audio.

📌 Tabla de contenido

Utilice el reenvío de correo electrónico para enviar archivos adjuntos directamente a un canal en Teams.
Instala tu ventana de Teams para realizar varias tareas simultáneamente de forma inteligente.
Activa el aislamiento acústico para disimular tu espacio de trabajo.
Utilice la transcripción en directo para hacer un seguimiento de las reuniones si llega tarde o si su mente divaga.
Inicia una reunión instantánea con la función "Reunirse ahora" para practicar hablar en público.
Utiliza los componentes de Loop para colaborar sin salir de Teams.
Agrupar mensajes para redirigir elementos de trabajo o información a otras conversaciones.
Utilice cronogramas visuales para las reuniones para evitar tener que ver la grabación completa.
Usa tu teléfono como control remoto o cámara durante una reunión de Teams.
Delega las llamadas a Copilot para que realice el seguimiento cuando estés demasiado ocupado para contestar.

Microsoft Teams es una plataforma versátil para chatear, realizar llamadas, videoconferencias y colaborar, lo que significa que cuenta con una gran cantidad de funciones y una integración perfecta con otras aplicaciones de Microsoft 365. Si en tu lugar de trabajo se utiliza Teams con frecuencia, hay varios consejos y trucos que debes conocer para trabajar de forma más eficiente y sacarle el máximo partido a la plataforma.

Utilice el reenvío de correo electrónico para enviar archivos adjuntos directamente a un canal en Teams.

Si recibes un correo electrónico (y un archivo adjunto) relacionado con una conversación en curso de Teams, no necesitas reenviarlo a las bandejas de entrada de otras personas, copiarlo y pegarlo, ni descargarlo y subirlo al chat o canal correspondiente. En su lugar, puedes reenviarlo directamente desde Outlook a Teams. Tanto el correo electrónico como el archivo adjunto se mostrarán automáticamente a los destinatarios, quienes podrán hacer clic en la vista previa para ver el contenido completo en Teams. Al ver el correo electrónico en Outlook en tu ordenador, selecciona « Compartir con Teams» en la barra de herramientas y, a continuación, « Abrir la app de Teams» . Luego, elige el destino, añade un mensaje opcional y haz clic en «Compartir» . También puedes optar por incluir o eliminar archivos adjuntos antes de enviarlos.

Instala tu ventana de Teams para realizar varias tareas simultáneamente de forma inteligente.

Si estás trabajando en otras cosas durante una llamada de Teams, no lo hagas evidente. Puedes anclar la ventana de Teams sobre otras aplicaciones, manteniéndola visible incluso al cambiar de ventana. Esto te permite mantener el contacto visual y acceder rápidamente a los controles de la llamada. Anclar también es útil cuando estás chateando o necesitas consultar Teams mientras trabajas en otra aplicación. Selecciona la opción Más (+) en la esquina superior derecha de la ventana que deseas anclar y haz clic en Anclar ventana arriba . Puedes cambiar el tamaño de las ventanas ancladas o arrastrarlas a cualquier lugar de la pantalla.

Activa el aislamiento acústico para disimular tu espacio de trabajo.

Si te unes a las llamadas y reuniones de Teams desde un lugar público (como una cafetería, un espacio de coworking, un bar, la piscina, etc.), puedes activar el aislamiento de voz para que parezca que estás solo en una oficina tranquila. Esta función, con inteligencia artificial, reconoce tu voz y bloquea otros sonidos, incluidos los de otros participantes. (Teams también cuenta con una función para silenciar el ruido de fondo ). Para usar el aislamiento de voz, primero debes añadir un perfil de voz, lo que tarda unos 30 segundos y requiere un entorno silencioso. Esta función estará activa en las llamadas y reuniones a menos que la desactives.

Utilice la transcripción en directo para hacer un seguimiento de las reuniones si llega tarde o si su mente divaga.

Teams cuenta con una función de transcripción en vivo integrada que captura el audio casi en tiempo real con identificación del orador, para que puedas revisar rápidamente lo que se dijo si te unes tarde, te ausentas unos minutos o te pierdes algo mientras realizas otras tareas. La transcripción se inicia automáticamente para las reuniones grabadas, aunque los organizadores y presentadores pueden iniciar la transcripción en vivo incluso si la grabación no está en curso, accediendo al menú Plus en Acciones > Grabar y transcribir > Iniciar transcripción > Confirmar. Si eres participante y no ves la ventana de transcripción, es posible que debas ir al mismo menú y seleccionar Mostrar transcripción.

Inicia una reunión instantánea con la función "Reunirse ahora" para practicar hablar en público.

Teams cuenta con una función de reuniones instantáneas llamada Reunión inmediata. Con solo unos clics, puedes iniciar una reunión improvisada para un canal, un chat grupal o para ti mismo. Estas reuniones se graban igual que las programadas, así que puedes usar el tiempo para ensayar una presentación para revisarla más tarde o dictar notas para transcribir. Ve a Calendario y haz clic en Reunión inmediata en la esquina superior derecha. Asigna un nombre a la reunión y selecciona Iniciar reunión > Unirse ahora . Las grabaciones se guardan en tu OneDrive.

Utiliza los componentes de Loop para colaborar sin salir de Teams.

Loop es una función de colaboración de Microsoft 365 que te permite crear y editar agendas, listas de tareas y contenido escrito en tiempo real dentro de una conversación de Teams. Esto significa que no tienes que salir de la aplicación para crear un archivo aparte ni enviar actualizaciones estáticas que podrían perderse en otras conversaciones o canales activos. Cuando creas un componente de Loop para la agenda de una reunión, una lista de trabajo o notas de grupo, las ediciones se sincronizan instantáneamente para todos, incluso en otras aplicaciones de Microsoft como Outlook y Whiteboards. Haz clic en el icono de Loop en tu conversación o canal de Teams y elige el tipo de componente. Una vez creado y enviado, cualquier persona en la conversación puede contribuir.

Agrupar mensajes para redirigir elementos de trabajo o información a otras conversaciones.

Teams tiene una función de reenvío que te permite enviar mensajes de una conversación a otra. En lugar de copiar y pegar, el mensaje, la imagen o el componente Loop original aparece directamente en la conversación o canal recibido. A principios de este año, Microsoft amplió la función de reenvío para incluir hasta cinco mensajes en un solo mensaje, que se envían como un solo mensaje en su orden original. Puedes usar esto para compartir varios elementos de trabajo o notas con otra conversación, y no se dispersarán ni se perderán en el historial. Coloca el cursor sobre un mensaje y elige la opción Más > Reenviar > Varios mensajes , luego selecciona las casillas junto a los mensajes que deseas reenviar. Haz clic en Siguiente , agrega el nombre del destinatario, el chat grupal o el canal, y luego haz clic en Reenviar.

Utilice cronogramas visuales para las reuniones para evitar tener que ver la grabación completa.

Si te perdiste una reunión de Teams que se grabó, probablemente tengas acceso a las notas escritas de la llamada, como una transcripción o un resumen generado por IA. Sin embargo, puede haber situaciones en las que necesites ver la grabación para comprender completamente lo que se habló. En lugar de revisar la repetición completa o buscar en el video para encontrar partes específicas de la conversación, puedes ver dónde se mencionó tu nombre y acceder directamente a esa sección de la grabación. Las etiquetas de la línea de tiempo forman parte del Resumen inteligente de reuniones de Teams, un conjunto de funciones con IA disponible para los suscriptores Premium. Para ver una línea de tiempo personalizada, así como resúmenes de audio y video, ve a la pestaña Resumen en una conversación o calendario de Teams.

Usa tu teléfono como control remoto o cámara durante una reunión de Teams.

Al unirte a una reunión de Teams desde tu ordenador, puedes añadir fácilmente tu teléfono como segundo dispositivo sin interrumpir el audio ni tener que cerrar sesión y volver a iniciarla. De esta forma, podrás usar tu teléfono como cámara web fija, para ver vídeos en directo o incluso para controlar una presentación en tu dispositivo principal si necesitas moverte por la sala. Durante la reunión en tu ordenador, abre Teams en tu teléfono y selecciona « Unirse a la llamada» > «Añadir este dispositivo» . La cámara y el micrófono se silenciarán automáticamente, pero puedes activarlos o desactivarlos según sea necesario.

Llamar a la delegación a Copilot Para hacer un seguimiento cuando estés demasiado ocupado para responder.

Si estás ocupado, fuera de la oficina o simplemente quieres filtrar las llamadas de Teams antes de contestar, es posible que necesites un asistente de contestación con IA. Con la actualización de abril de 2026, Microsoft añadió la función de delegación de llamadas a Copilot en Teams, que puede filtrar tus llamadas (y bloquear el posible spam), comprender la intención de la persona que llama y determinar cómo responder. Si la llamada es urgente, se te redirigirá. De lo contrario, Copilot programará llamadas y reuniones de seguimiento según tu disponibilidad. Esta función está disponible actualmente como parte del programa Microsoft 365 Copilot Frontier y es compatible con las versiones de escritorio y web de Teams (el idioma debe estar configurado en inglés).

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