La única característica de Apple que cambió mi carrera

Si alguna vez te has sentido abrumado por interminables listas de tareas pendientes, tus dispositivos Apple tienen una gran función oculta a simple vista y probablemente no la estás aprovechando al máximo. La aplicación Recordatorios de Apple, integrada en iOS y macOS, es más que una simple herramienta de lista de tareas pendientes; Te permite organizar tus tareas, establecer recordatorios y administrar tus proyectos de manera efectiva.

¿Qué son las listas inteligentes?

Quizás sea mejor comenzar aclarando qué no son las Listas Inteligentes. No se trata de una lista de tareas tradicional en la aplicación Recordatorios de Apple, sino de un filtro dinámico que extrae automáticamente tareas de tus listas existentes según criterios específicos, como fechas de vencimiento, etiquetas o niveles de prioridad. Esto significa que sus tareas permanecerán en sus listas originales, pero obtendrá una vista enfocada en lo que desea ver.

¿Cuál es el beneficio de esta característica? Las listas inteligentes te ayudan a deshacerte del desorden. Si usas la aplicación Recordatorios para organizar tus tareas, es probable que esté repleta de diferentes tareas distribuidas en varias listas, como compras, proyectos laborales, tareas personales y más. Desplazarse por todas estas tareas para encontrar aquello en lo que necesita trabajar puede ser como buscar una aguja en un pajar.

Las listas inteligentes solucionan este problema organizando automáticamente tus recordatorios en presentaciones concisas y prácticas. En lugar de perder tiempo desplazándote por la lista, solo verás las tareas importantes del momento. Por ejemplo, ¿necesitas atender tareas urgentes? Puedes crear una lista inteligente que filtre los recordatorios etiquetados como " Trabajo" y con fecha de vencimiento para hoy.

Cómo usar listas inteligentes en la aplicación Recordatorios en tu Mac

Antes de crear tu primera lista inteligente, tómate un momento para añadir etiquetas. Las etiquetas en la app Recordatorios de Apple te permiten categorizar las tareas, lo que facilita su filtrado. Por ejemplo, puedes etiquetar las tareas con categorías como Trabajo , Personal , Recados o Escuela.

Las listas inteligentes se basan en etiquetas (entre otros criterios) para obtener automáticamente las tareas correctas, por lo que configurarlas primero facilita el flujo de trabajo.

A continuación te explicamos cómo agregar etiquetas a tus recordatorios en tu Mac:

1. Abra la aplicación Recordatorios.
2. Cree un nuevo recordatorio o haga clic en un recordatorio existente.
3. Haga clic en el icono infoVerás un campo titulado Agregar etiquetas.
4. escribe el código # (hashtag) seguido de tu nombre y etiqueta, por ejemplo, #work, Y presione Devoluciones Para guardar la etiqueta.

Una vez que hayas etiquetado tus tareas, puedes comenzar a usar listas inteligentes en la aplicación Recordatorios en tu Mac. A continuación te explicamos cómo crear una lista inteligente:

1. En la aplicación Recordatorios, toque el botón (+) Agregar lista en la esquina inferior izquierda.
2. Haga clic en un campo Tipo de lista y seleccione Lista inteligente.
3. Nombra tu lista, por ejemplo, El trabajo de hoy.
4. Seleccione los filtros que desea aplicar y haga clic en Ok Para guardar su lista inteligente.

Una vez creada, tu Lista Inteligente se llenará con recordatorios que coincidan con tus criterios. Esta función infravalorada de Apple ha mejorado mi flujo de trabajo y es una de las razones por las que creo que ya tienes la mejor app de listas de tareas para iPhone y Mac. Las Listas Inteligentes me ofrecen vistas prácticas que me ayudan a priorizar y a mantenerme organizado. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo uso las Listas Inteligentes para aumentar mi productividad:

1. Lista inteligente de trabajo de hoy

Uno de los mayores desafíos de productividad es saber en qué concentrarse cada día. En lugar de manejar varias listas, creé una lista inteligente llamada " Trabajo de hoy" que extrae automáticamente las tareas usando el hashtag #trabajo y la fecha de vencimiento "Hoy".

Ahora, cada mañana cuando me siento en mi escritorio, no tengo que buscar en diferentes listas: todo lo que tengo que hacer es abrir esta lista inteligente y todo lo que necesito para completar ese día ya está organizado. A continuación se explica cómo ajustar los filtros de la lista inteligente de Trabajo de hoy:

1. Agregue etiquetas relacionadas con el trabajo como se describe arriba, por ejemplo, #trabajar, #comunicación, #reunión, #proyecto, etc
2. En la ventana Lista inteligente (siga los pasos anteriores), agregue todas las etiquetas relacionadas con el trabajo en la Etiquetasy asegúrese de que esté configurado en Todos los seleccionados.
3. Haga clic en el botón + al lado del campo Etiquetay seleccione Fecha وHoy.

Puedes marcar la casilla "Incluir tareas vencidas" para incluir las tareas con fecha de vencimiento anterior.

2. Lista de tareas inteligentes para esta semana

A veces, necesito una visión más amplia de mi carga de trabajo. La Lista Inteligente es perfecta para planificar, ya que me permite ver lo que tengo que hacer en los próximos 7 días. Esto me asegura estar al tanto de los próximos plazos y me ayuda a realizar mi revisión semanal para completar de manera eficiente mi lista de tareas pendientes.

Como se mencionó anteriormente, puede agregar cualquier etiqueta que considere relevante para esta lista inteligente. Sin embargo, en el campo Fecha , seleccione Rango relativo y luego En el siguiente campo . Agregue 1 y seleccione Semana en el siguiente campo. Haga clic en Aceptar para guardar.

3. Lista inteligente de “Algún día/Tal vez”

No todas las tareas requieren atención inmediata. Inspirada en la metodología Getting Things Done, mi lista inteligente “Algún día/Tal vez” recopila tareas o ideas que no tienen una fecha de vencimiento específica, pero que vale la pena revisar cuando tengo tiempo extra. Esta lista es una herramienta eficaz para gestionar tareas, especialmente aquellas relacionadas con la planificación a largo plazo y la gestión del tiempo.

Por ejemplo, puedo crear recordatorios como "Investigar nuevas herramientas de productividad" u "Organizar archivos en mi escritorio" usando la etiqueta #algúndíaquizás . Si prefieres no usar etiquetas, puedes seleccionar "Sin fecha" en el campo "Fecha " para agrupar todas las tareas que no tienen fecha de vencimiento. Esto facilita la revisión y priorización de las tareas pendientes.

Las listas inteligentes en la aplicación Recordatorios de Apple pueden cambiar por completo la forma en que administras las tareas, ayudándote a mantenerte organizado, concentrado y responsable. Si aún no lo has probado, crea hoy tu primera Lista Inteligente y descubre lo fácil que es gestionar tareas. Es una herramienta poderosa para aumentar la productividad y alcanzar tus objetivos.