El secreto para una IA más inteligente no reside en la solicitud del usuario, sino en Google Drive.
¡No solo en los comandos! Descubre cómo Google Drive hace que tu uso de la inteligencia artificial sea más inteligente y eficiente.
Las cosas más importantes que necesitas saber
- La inteligencia artificial puede buscar entre cientos de documentos almacenados en Google Drive para recuperar rápidamente información, como proyectos recurrentes o tareas inconclusas.
- Transforma archivos PDF e informes extensos utilizando inteligencia artificial para extraer claramente las tareas concretas y las fechas límite importantes.
- Revive tu antiguo trabajo en Google Drive transformándolo con inteligencia artificial, por ejemplo, convirtiendo transcripciones de seminarios en entradas de blog o notas de reuniones en listas de verificación.
A través de mi experiencia, he descubierto que la mayor mejora en mis resultados no siempre proviene de la demanda en sí, sino de darle a la inteligencia artificial acceso a los documentos que ya uso a diario.
Una vez que la IA pudo acceder a mis notas, investigaciones, archivos PDF y prácticamente a todo lo demás en mi Google Workspace, comenzó a funcionar más como un asistente que comprendía el contexto detrás de mis preguntas.
Si ya utilizas Google Drive, aquí tienes siete maneras de sacarle partido a este contexto.
1. Convertir un volumen de investigación en un primer borrador pulido.
La tarea: Utilizando los documentos de esta carpeta, cree una presentación que explique los hallazgos clave. Organice la presentación con títulos claros, indique las diferencias entre las fuentes y señale cualquier afirmación que requiera mayor investigación.
En lugar de copiar y pegar información de media docena de documentos, dirígele a tu IA a tu carpeta de investigación y explícale qué estás intentando escribir. Notarás la diferencia de inmediato. En lugar de basarse en información que ya conoce, la IA fundamentará su respuesta en tu investigación.
2. Compara documentos en segundos.
La tarea: Comparar estos dos documentos y crear una tabla que detalle cada cambio significativo. Resaltar cualquier cambio que afecte a los precios, los plazos, las responsabilidades o las decisiones clave.
¿Necesitas saber qué cambió entre dos versiones de una propuesta o contrato? Me pasa constantemente cuando Google Docs no es suficiente o cuando pierdo el primer borrador. Sube ambos archivos y deja que la IA los compare. Lo que normalmente lleva media hora de revisión minuciosa y atención al detalle se convierte en una tarea que se completa en segundos.
3. Haga preguntas sobre años de observaciones.
Pregunta: Según mis observaciones en las reuniones de los últimos seis meses, ¿qué proyectos se mencionaron con mayor frecuencia?
O bien: ¿Qué tareas te has comprometido a realizar que aún no has completado?
La mayoría tenemos cientos de documentos almacenados en Google Drive que rara vez abrimos. En lugar de buscar manualmente en las carpetas, deja que la IA busque el contenido. Es una forma mucho más rápida de redescubrir información que ya has creado. La búsqueda con IA está en auge: 6 tareas que los usuarios ahora confían a la IA en lugar de a Google.
4. Convertir archivos PDF en tareas ejecutables
La solicitud: Resuma este documento, enumere todas las tareas que se pueden realizar, indique las fechas límite importantes y explique cualquier aspecto al que deba prestar especial atención.
Los informes extensos son útiles, hasta que llega el momento de leerlos. Ya sea un informe trimestral, un libro de texto escolar o un manual de usuario, la IA puede extraer la información que necesitas. De esta forma, en lugar de obtener un resumen general, obtienes algo que realmente puedes usar.
5. Descubrir vínculos que no sabías que existían.
Este es uno de mis usos favoritos de la inteligencia artificial. Proporciónale varios documentos relevantes, como una sesión de lluvia de ideas, comentarios de clientes, notas de reuniones y un plan de proyecto, y pídele que busque patrones.
Es posible que descubras problemas recurrentes, ideas pasadas por alto o temas que no quedaron claros al leer cada documento individualmente.
6. Recuperando obras antiguas
Ahora uso este truco constantemente. Mi Google Drive está lleno de documentos que en su momento lucían geniales, pero los he ido posponiendo. La inteligencia artificial puede cambiar eso. Por ejemplo, la transcripción de un seminario web podría convertirse en una entrada de blog, las notas de una reunión en una lista de verificación, una presentación en un boletín informativo o un informe antiguo en una campaña para redes sociales. Las posibilidades son realmente infinitas.
En lugar de empezar de cero cada vez, se parte del trabajo ya realizado.
7. Deja que la inteligencia artificial aprenda tu estilo de escritura.
(Fuente de la imagen: Getty Images)
Solicitud: Tomando como ejemplo estos tres correos electrónicos de mi estilo de escritura, redacte un nuevo correo para solicitar un aumento de sueldo a mi jefe. Mantenga mi tono y la longitud de las frases, pero no copie ninguna palabra exacta.
Una ventaja subestimada de trabajar con tus propios documentos es la coherencia. En lugar de pedirle a la IA que «escriba como yo», proporciónale ejemplos de tus trabajos anteriores. Si bien no recomiendo usar la IA para escribir por ti, esta es una buena manera de agilizar la redacción de correos electrónicos complejos con un poco de ayuda de la IA.
Lo he hecho infinidad de veces con vecinos difíciles, solicitudes de reembolso y preguntas que le hago a mi médico. La IA me ayuda a decir cosas que de otro modo podría haber omitido.
Conclusión
He descubierto un mundo de posibilidades en Google Docs que desconocía por completo. De hecho, muchos de los documentos de mi Google Workspace fueron escritos antes de que existiera la IA, así que explorarlos ahora con su ayuda ha sido increíblemente divertido y útil. La próxima vez que busques la idea perfecta, prueba esto: simplemente revisa los archivos que ya tienes en Google Drive y descubre un flujo de trabajo que te faltaba.
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