Gestionar oficinas de forma inteligente: estrategias para afrontar los retos del aumento de las temperaturas globales.

Si nos guiamos por los últimos meses, el calor extremo se ha convertido en una parte inseparable del verano británico. A medida que las temperaturas siguen subiendo, los empleadores se enfrentan a una presión cada vez mayor para garantizar que los lugares de trabajo puedan soportar estas altas temperaturas.

El reto reside en comprender la forma más inteligente de adaptarse, porque el coste de dejarlo al azar y cometer errores es elevado.

Bradley Beighton

Ingeniero técnico sénior en el Centro de Experiencia Digital de Ricoh.

Se estima que la ola de calor que azotó el Reino Unido en junio de 2026 provocó la pérdida de 24 millones de horas de trabajo y un coste para la economía de 1.15 millones de libras esterlinas en pérdida de productividad. Estas cifras demuestran el impacto directo que las condiciones laborales pueden tener en el rendimiento empresarial.

Al mismo tiempo, el trabajo híbrido añade otra capa de complejidad, transformando radicalmente el funcionamiento de las oficinas. La asistencia es mucho menos predecible que antes, lo que dificulta saber dónde y cuándo se necesitarán más recursos como la refrigeración, la ventilación y la capacidad del espacio de trabajo.

Además del calor del verano, las organizaciones necesitan espacios de trabajo que funcionen de manera eficiente en todas las estaciones y se adapten a las condiciones ambientales y de ocupación en constante cambio. Deben comprender cómo se mueven las personas dentro de la oficina, como los escritorios que ocupan, las salas de reuniones que se llenan, las áreas donde colaboran los equipos y los espacios que suelen pasar desapercibidos.

Para lograrlo, es fundamental comprender de inmediato cómo se utilizan los edificios. Aquí es donde entran en juego la tecnología de sensores y los datos de uso del lugar de trabajo, transformando las suposiciones en evidencia y brindando a las organizaciones la información necesaria para tomar decisiones más acertadas en el entorno laboral.

Los promedios de todo el edificio pueden enmascarar problemas locales.

Muchas oficinas aún se gestionan basándose en una idea relativamente fija de cómo debería funcionar un edificio. Los sistemas de refrigeración y ventilación pueden seguir horarios preestablecidos, mientras que los espacios individuales se gestionan según su capacidad máxima, en lugar de su uso actual. Pero sabemos que los lugares de trabajo modernos no se comportan con tanta previsibilidad.

Un día, una planta entera puede estar prácticamente vacía, mientras que otra está abarrotada. Al día siguiente, la situación puede invertirse por completo. Un martes ajetreado, las salas de reuniones pueden volverse calurosas y sofocantes tras horas de colaboración continua, mientras que el espacio de trabajo diáfano contiguo permanece confortable. Del mismo modo, las zonas expuestas a la luz solar directa se calientan mucho más rápido que otras.

Una sola lectura de temperatura en un lugar específico no puede reflejar las numerosas variaciones que se producen dentro de una oficina. Sin embargo, a menudo se toman decisiones sobre todo el edificio basándose en esta información limitada, lo que conlleva un consumo de energía innecesario, mientras que los problemas reales de confort quedan sin resolver.

Por este motivo, los empleadores necesitan una visión más completa del desempeño en el lugar de trabajo. Los sensores ambientales pueden monitorear la temperatura, la humedad, el dióxido de carbono y la calidad del aire en diferentes áreas, proporcionando datos cruciales en tiempo real, mientras que los datos de ocupación muestran los espacios utilizados y cómo esto cambia a lo largo del día.

Las organizaciones suelen asumir que necesitan supervisar a sus empleados para comprender su desempeño laboral, pero no siempre es así. Diseñados pensando en la privacidad, estos sistemas combinan sensores térmicos, medición de la temperatura ambiente y los niveles de dióxido de carbono, junto con el seguimiento espacial anónimo, para revelar el rendimiento de un área específica sin identificar a los usuarios.

Al reunir estos datos, los equipos de mantenimiento pueden identificar problemas reales con antelación, comprender sus causas y priorizar las acciones que tengan un impacto tangible en los empleados y su productividad.

Hacer que los datos sean útiles

Recopilar datos en el lugar de trabajo es solo el comienzo. El verdadero valor reside en cómo las organizaciones utilizan esa información para mejorar la experiencia de los empleados y, al mismo tiempo, optimizar la gestión de los edificios. Es fácil centrarse en los paneles de control y los sensores, pero el objetivo real es proporcionar a los equipos de mantenimiento información útil y práctica.

La inteligencia en el lugar de trabajo no se trata solo de responder rápidamente cuando surge un problema, sino de anticiparse a los problemas antes de que empiecen a afectar a las personas que utilizan el espacio.

Por ejemplo, niveles elevados de dióxido de carbono podrían indicar la necesidad de una mejor ventilación en una sala de reuniones, mientras que los cambios bruscos de temperatura podrían deberse al uso de equipos, la exposición al sol de la tarde o un desequilibrio entre la ocupación y la refrigeración. Esto permite a los equipos de mantenimiento identificar las causas raíz de los problemas y tomar medidas antes de que afecten al personal.

Al dirigir los recursos a las áreas donde realmente se necesitan, los empleadores mejoran el bienestar de sus empleados a la vez que reducen el consumo innecesario de energía y los costos operativos. Este enfoque más específico también contribuye a alcanzar objetivos de sostenibilidad más amplios.

Evitar la refrigeración innecesaria en plantas prácticamente vacías reduce los gastos operativos y ayuda a las organizaciones a avanzar hacia los objetivos de emisiones de Alcance 2, sin comprometer la productividad ni la calidad del aire interior.

Diseñar espacios de trabajo que se adapten a los métodos de trabajo reales de los empleados.

Quizás el mayor valor de los datos del entorno laboral reside en lo que revelan con el paso del tiempo.

Están empezando a surgir patrones que permiten a las organizaciones comprender mucho mejor cómo se utilizan sus espacios de trabajo.

Los patrones recurrentes pueden revelar espacios constantemente infrautilizados, aquellos que exigen más de los sistemas del edificio y si ciertas áreas deberían abrirse, combinarse o rediseñarse por completo. También pueden orientar la planificación de la climatización, las políticas de reserva de salas y las decisiones sobre las mejores ubicaciones para equipos o actividades específicas.

Los datos de inicio de sesión y reservas añaden otra capa de información. Una organización podría descubrir que los empleados prefieren con frecuencia un conjunto específico de oficinas, que las salas de reuniones pequeñas siempre están reservadas o que un área de colaboración especialmente diseñada se usa con poca frecuencia. Estos comportamientos revelan a los equipos de mantenimiento información que una simple lectura de la temperatura jamás podría proporcionar.

Sin embargo, los datos resultan más útiles cuando se tienen en cuenta junto con las opiniones de los empleados.

Para las organizaciones con múltiples oficinas y miles de empleados, hablar individualmente con cada uno no siempre es práctico. Los datos del entorno laboral pueden ayudar a identificar áreas que requieren conversaciones más profundas, mientras que las encuestas, las herramientas de retroalimentación y la opinión directa de los empleados proporcionan el contexto que respalda las cifras.

La información sobre el entorno laboral puede poner de manifiesto lo que sucede en todo el edificio, pero son los propios empleados quienes proporcionan el contexto que explica por qué esto importa y cómo las condiciones afectan a su capacidad para colaborar y concentrarse.

La combinación de estas perspectivas conduce a una comprensión mucho más completa del desempeño en el lugar de trabajo.

En definitiva, el objetivo es crear oficinas que se adapten continuamente a las circunstancias cambiantes para mantener la comodidad y la productividad de los empleados, en lugar de basarse en suposiciones fijas que rápidamente quedan obsoletas.

Preparando las oficinas para un futuro más caluroso.

Ya no es solo el clima lo que resulta difícil de predecir; los patrones de trabajo están cambiando con la misma rapidez, y los métodos tradicionales y rígidos de gestión del lugar de trabajo ya no pueden seguir el ritmo de estos cambios acelerados.

Las organizaciones deben comprender cómo está diseñado un edificio para funcionar y, aún más importante, cómo se utilizará a diario. Este conocimiento permite a los equipos de gestión de instalaciones responder con mayor rapidez, utilizar la energía de forma más eficiente y crear entornos de trabajo cómodos y flexibles que se adapten a las circunstancias cambiantes.

La ventaja reside en proporcionar un mejor entorno laboral para quienes lo utilizan. Un lugar donde los empleados pueden concentrarse cuando lo necesitan, con la seguridad de que el entorno les brindará el apoyo necesario para realizar el trabajo que vinieron a realizar.

En pocas palabras, cuando un entorno laboral proporciona una mejor experiencia a sus empleados, aumenta su deseo de utilizarlo y de acudir a él.