Cómo hacer crecer tu negocio como freelance: Tu guía para elegir a los mejores profesionales.

Un momento crítico en la trayectoria de cualquier negocio freelance en crecimiento llega cuando la carga de trabajo supera la capacidad de una sola persona para gestionarla eficazmente. Te encuentras rechazando nuevos proyectos, trabajando hasta tarde para ponerte al día o viendo cómo la calidad de tu trabajo disminuye debido al agotamiento.

El siguiente paso lógico es buscar la ayuda de otra persona, pero también es el momento en que muchos autónomos cometen su primer error real al contratar , no porque hayan elegido a la persona equivocada, sino porque nunca se han parado a pensar detenidamente en el tipo de relación profesional que necesitan construir desde cero.

¿Cuándo superan tus proyectos tu capacidad? 

A medida que tu negocio como freelance crece y te encuentras abrumado por las tareas, ampliar tu equipo se vuelve inevitable. Alcanzar tu máxima capacidad como freelancer individual es una preocupación válida, pero requiere un compromiso real, no solo una solución temporal. Buscar ayuda generalmente significa una de dos cosas: o contratar a otro freelancer para que trabaje contigo en partes separadas del proyecto, o subcontratar tareas específicas. Mientras tanto, sigues siendo responsable ante el cliente, o eventualmente avanzas hacia la creación de un pequeño equipo autosuficiente.

Cada una de estas opciones conlleva expectativas diferentes, trámites burocráticos variados y distintos niveles de riesgo en caso de que algo salga mal, por lo que es importante pensar detenidamente en la estructura en lugar de optar por la opción más fácil para la primera persona a la que llame.

¿Contratista independiente o subcontratista?

Estos términos se usan con cierta libertad, pero describen relaciones fundamentalmente distintas, y esta diferencia repercute significativamente en la responsabilidad del cliente, el flujo de pagos y las posibles repercusiones en caso de que surjan problemas laborales. Comprender la distinción entre contratistas independientes y subcontratistas es el primer paso, ya que cada rol conlleva obligaciones completamente diferentes, aunque en las ofertas de empleo y en conversaciones informales se suela usar indistintamente.

generalmente:

El contratista independiente que usted contrate trabaja directamente con usted dentro de un alcance definido y, por lo general, tiene la libertad de determinar cómo se realiza el trabajo.

Por otro lado, un subcontratista opera bajo un acuerdo en el que usted sigue siendo responsable ante el cliente final, y el subcontratista le reporta directamente a usted en lugar de al cliente.

Si estás ampliando tu equipo para un proyecto de mayor envergadura y deseas mantener un único punto de contacto con tu cliente, subcontratar una parte del trabajo suele ser la opción más sencilla. Sin embargo, si realmente necesitas ayuda adicional trabajando en paralelo y con la misma responsabilidad en el proyecto, contratar directamente a un segundo contratista independiente podría ser la mejor alternativa.

¿Qué aspectos tiene en cuenta al evaluar a un posible contratista?

Una vez que haya identificado la estructura que necesita, el proceso de inspección propiamente dicho merece el mismo rigor que usted esperaría del cliente al inspeccionarlo a usted:

• Revisa su portafolio y busca ejemplos de trabajo que sean realmente similares a lo que necesitas, no solo trabajos que impresionen en general.
• Solicitar referencias De sus nuevos clientes, no solo de los testimonios publicados en su sitio web.
• Mantén una conversación sincera sobre su disponibilidad y su carga de trabajo actual; alguien que gestiona a otros cinco clientes puede que no tenga la capacidad para cumplir con tus plazos.

También es importante prestar atención a cómo se comunican, incluso antes de firmar nada. Alguien que sea vago sobre sus procesos, lento para responder durante las conversaciones de contratación o poco claro con los precios, probablemente mantendrá esos mismos hábitos en la relación laboral cuando haya dinero y plazos de entrega en juego. Si eres completamente nuevo en este ámbito y todo el proceso de contratación te resulta desconocido, conviene repasar los conceptos básicos del trabajo freelance, ya que gran parte de lo que te aplicaba como freelancer individual cambia cuando eres tú quien incorpora a otra persona a un proyecto.

La clasificación correcta le protege a usted, no solo al contratista.

Clasificar erróneamente a un empleado no es solo un riesgo para las grandes empresas con departamentos de recursos humanos. La responsabilidad de clasificar correctamente a la persona que contratas recae sobre ti, incluso si todo tu trabajo se realiza en tu computadora portátil.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) utiliza una combinación de factores conductuales, financieros y relacionales para determinar si una persona debe ser considerada contratista independiente o empleada, independientemente de la denominación que usted utilice en sus propios documentos. En última instancia, todo se reduce al grado de control que usted ejerce sobre cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo, quién proporciona las herramientas y el equipo, y si la relación parece ser una parte integral y continua de su negocio, en lugar de un acuerdo específico y temporal.

El Departamento de Trabajo de Estados Unidos aplica su propia Prueba de Realidad Económica para Salarios y Horas de Trabajo, que examina cuestiones similares desde una perspectiva ligeramente diferente, incluyendo si un trabajador tiene una oportunidad real de ganar o perder en función de sus propias decisiones.

Esta clasificación errónea no solo genera problemas para el contratista, sino que también podría acarrearle responsabilidades por impuestos atrasados, multas y prestaciones impagadas si posteriormente se descubre que el trabajador que usted consideró contratista independiente (formulario 1099) en realidad estaba empleado por usted. Para un profesional independiente que trabaja con márgenes reducidos, este es un riesgo que merece una seria consideración antes de emitir la primera factura, no después.

Prepare el acuerdo antes de comenzar a trabajar.

Un acuerdo verbal, por muy detallado que sea, no sustituye a un contrato escrito cuando eres tú quien contrata a otra persona para un proyecto. Como mínimo, el contrato debe indicar lo siguiente:

• El hombre del cielo
• Importe y calendario de pagos
• ¿Quién es el propietario del producto final de la obra?
• Expectativas de confidencialidad si el proyecto involucra información sensible del cliente.
• ¿Qué ocurre si alguna de las partes necesita rescindir el acuerdo antes de tiempo?

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA, por sus siglas en inglés) proporciona su propia guía sobre la contratación de contratistas frente a empleados, en la que se detallan estas obligaciones por parte del empleador, incluidos los riesgos salariales y de beneficios que pueden surgir si posteriormente se determina que la relación laboral era un acuerdo de empleo, independientemente de la denominación del contrato.

No se trata de entrar en conflicto con alguien con quien se pretende trabajar. Se trata de asegurar que ambas partes comprendan claramente el acuerdo escrito. De esta manera, cualquier desacuerdo futuro se resolverá simplemente remitiéndose al acuerdo documentado, en lugar de que cada parte recuerde la conversación de forma diferente.

Estructuras de pago en las relaciones de contratación independiente

La forma en que estructure los pagos afecta directamente a su flujo de caja y a la disposición del contratista para priorizar su proyecto.

1. Tarifas fijas del proyecto – Ideal para empresas con un alcance claramente definido y entregables conocidos.
2. Facturación por horas Tiene más sentido para empresas abiertas o en fase de exploración cuyo alcance pueda cambiar.
3. Pago basado en la finalización (etapas) Este método consiste en abonar una parte de los honorarios al finalizar fases específicas del proyecto. Es eficaz para proyectos a largo plazo y ofrece protección a ambas partes: el contratista no tiene que esperar hasta el final para recibir el pago, y usted no paga el importe total antes de ver avances tangibles.

Independientemente de la estructura que elija, sea transparente y claro con respecto a su calendario de pagos. Si su cliente le paga a 30 días y usted planea pagar al subcontratista después de recibir esos fondos, debe informarle antes de que comience el trabajo, no después de que haya terminado su tarea y esté esperando el pago.

¿Cuándo es necesario recurrir a un subcontratista de verdad?

Existe un punto específico en el que la subcontratación, en lugar de simplemente contratar asistencia paralela adicional, se convierte en la opción más apropiada:

• Cuando necesitas seguir siendo el único punto de contacto con el cliente.
• Cuando el trabajo debe entregarse bajo Tu marca actual O bien, sus propios estándares de calidad, en lugar de una contribución aparte.
• Cuando presentas una oferta para un proyecto específicamente debido a tu propia reputación y necesitas incorporar capacidad adicional sin que el cliente sienta que ahora está gestionando a múltiples proveedores.

En esta estructura, usted es el único responsable si algo sale mal, lo que significa que sus estándares de auditoría para el subcontratista deben ser más exigentes, no más exigentes, que los que aplica a un contratista con el que trabaja en igualdad de condiciones. Usted se asegura de que su trabajo sea tan bueno como el suyo.

Señales de alerta a tener en cuenta antes de firmar un contrato.

Antes de tomar la decisión de contratar a un profesional independiente, existen algunas señales de advertencia que merecen su seria atención.

1. Una persona que se niega a proporcionar referencias o ejemplos de trabajos anteriores que sean relevantes para el tipo de proyecto en el que estás trabajando.
2. Los precios parecen demasiado buenos para ser verdad en comparación conPrecios de mercado En lo que respecta al servicio requerido, esto suele indicar una falta de experiencia o una posible disminución de la calidad posteriormente.
3. Dudas a la hora de plasmar por escrito las condiciones básicas, especialmente las de pago.
4. Respuestas vagas sobre la disponibilidad, especialmente si se necesitan compromisos firmes con respecto a una fecha límite específica.

Ninguna de estas señales descalifica automáticamente a la persona, pero conviene mencionarlas directamente en lugar de esperar que el problema se resuelva solo una vez que se tomen medidas. A menudo, la reacción de una persona al ser interrogada directamente sobre una señal de alerta revela información más valiosa que la respuesta en sí.

Crear un equipo confiable de contratistas independientes

Para lograr un crecimiento sostenible como profesional independiente, es fundamental crear un equipo central de colaboradores independientes confiables. La primera contratación suele ser la más difícil, a menudo debido a la falta de un historial de desempeño previo con el que comparar. Con el tiempo, el objetivo es crear una pequeña red de colaboradores independientes de confianza para diversos tipos de trabajo, evitando así tener que empezar el proceso de selección desde cero con cada nuevo proyecto.

Tras cada contrato, incluso los informales, anota qué funcionó y qué no: su estilo de comunicación, su fiabilidad, la calidad del trabajo final y si volverías a contratarlos para un proyecto similar. Estas notas se vuelven realmente valiosas cuando tu negocio freelance alcanza la etapa de expansión y contracción habituales según el tamaño de los proyectos, el tipo de crecimiento que experimentan los freelancers que profundizan en el desarrollo de sus modelos de negocio.

pensamientos finales

En conclusión, recuerda que el éxito en la expansión como freelancer depende de decisiones de contratación bien meditadas. Los freelancers que se expanden sin problemas no son aquellos que tienen suerte con cada contratación, sino aquellos que toman cada decisión con la máxima seriedad, tal como esperan que un cliente la tome.

Antes de todo esto, conviene reconsiderar la distinción fundamental entre ser empleado y ser contratista independiente desde la perspectiva de la otra parte, porque comprender qué te llevó a elegir el trabajo independiente en primer lugar suele ser el indicador más claro de lo que también buscan las personas que contratas.