Empresas como Google, IBM, Intel y otras pueden seguir apareciendo en los titulares con sus decisiones de “regreso a la oficina”, pero con muy pocas excepciones, la discusión ya no gira en torno a... si Habrían permitido trabajar desde casa, pero Cuantas veces. Una vez definido el “dónde” del trabajo, es hora de centrar nuestra atención en el “cómo”. En particular, cómo dominar la combinación de colaboración en tiempo real, o “sincrónica” y “asincrónica”, puede aumentar la productividad, reducir los gastos generales de las reuniones y aliviar el estrés. La colaboración asincrónica es una estrategia clave para mejorar la eficiencia del trabajo y reducir el estrés de las reuniones repetitivas.
La sobrecarga de reuniones afecta negativamente la productividad, el estrés y más de los empleados.
La colaboración sincrónica incluye reuniones cara a cara, videoconferencias y conversaciones telefónicas. La colaboración asincrónica incluye correo electrónico, foros, reuniones grabadas, documentos colaborativos, mensajería de video y herramientas de gestión de proyectos. Elegir el método de colaboración adecuado (sincrónico o asincrónico) es fundamental para mejorar el flujo de trabajo.
No existen reglas reales sobre cuál es mejor, pero en general:
La colaboración sincrónica es mejor para abordar cuestiones complejas, mantener conversaciones delicadas, reuniones individuales con el jefe y fortalecer las conexiones sociales. La colaboración sincrónica suele preferirse en situaciones que requieren interacción inmediata e intercambio directo de ideas.
La colaboración asincrónica es mejor para anuncios, actualizaciones de estado, recopilación de datos, documentación y escritura colaborativa. La colaboración asincrónica permite a los empleados trabajar de forma flexible y en diferentes momentos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
Incluso el simple hecho de ponerse de acuerdo sobre las herramientas de colaboración puede aumentar la eficiencia y reducir el estrés de tener que supervisar múltiples canales. Pero la verdadera recompensa llega cuando los equipos se ponen de acuerdo sobre el método (sincrónico o asincrónico) y la herramienta que utilizarán en función de la naturaleza de la interacción. Identificar las herramientas y los métodos adecuados ayuda a agilizar el proceso de colaboración y reducir la confusión.
Otras ventajas del trabajo asincrónico (Async)
Cuestiona cada reunión. ¿Puede reemplazarse por una alternativa asincrónica?
El trabajo asincrónico no se trata solo de reducir la carga de las reuniones. Cuando se aplica correctamente, puede:
- Acelera la colaboración entre zonas horarias.
- Los miembros del equipo remoto evitan las reuniones fuera del horario laboral.
- Diversifica el conjunto de ideas al brindarles a las personas una forma de contribuir sin la presión de hablar en las reuniones.
- Fomenta la innovación evitando el “pensamiento de grupo” o ceder ante la voz más fuerte de la sala.
Las reuniones son la oportunidad más fácil para mejorar.
de acuerdo a Informe de AtlassianLas reuniones son ineficaces el 72% del tiempo. Reuniones ad hoc, que representan el 60% de todas las reuniones según Microsoft, es lo peor. Al evaluar su valor, solo el 7% de los participantes lo consideró Informe de tendencias de flexibilidad laboral 2024—basado en un estudio del que soy coautor—que es sumamente valioso. Incluso el tipo de reunión mejor valorado, las reuniones relacionadas con la toma de decisiones, fue calificado altamente por sólo el 24% de los participantes.
Las herramientas asincrónicas ofrecen esperanza para mejorar la eficiencia de las reuniones. Casi el 60% de los encuestados consideró que el correo electrónico podría reemplazar una cuarta parte del tiempo de reunión, y el 30% dijo que podría reemplazar hasta la mitad. El costo, en términos de pérdida de productividad debido a reuniones innecesarias, es enorme. Para una empresa de 1,000 personas, eliminar sólo dos reuniones semanales podría ahorrar alrededor de 3.7 millones de dólares anuales en pérdida de productividad (ver Nota 1).
Cinco formas de empezar con Async
Para aprovechar todos los beneficios de la tecnología Async, las organizaciones deben incorporarla a su núcleo. Mohamed Shehdi, presidente y director de operaciones, afirma: grupo de musasNuestra cultura de colaboración asincrónica permite que nuestro equipo colabore fuera de las reuniones programadas. “Les da a todos más flexibilidad para concentrarse en cómo lograr los mejores resultados, en lugar de navegar por calendarios o perder el tiempo creando diapositivas de PowerPoint”, agrega.©. También hemos notado que este cambio impulsa a las personas a ser más proactivas en cuanto a la colaboración presencial, lo que hace que las reuniones sean más valiosas y, de hecho, ayuda a aumentar la productividad en lugar de disminuirla. *Nota del experto: La colaboración asincrónica permite que los equipos trabajen de forma flexible, centrándose en los resultados en lugar de en plazos estrictos.*
Afortunadamente, incluso un poco de Async puede ser de gran ayuda. Aquí hay cinco formas rápidas de comenzar.
1. Cuestione cada reunión: Fundamentos de la gestión eficaz de reuniones de negocios
Antes de presionar el botón “Enviar” en la invitación de su calendario, plantéese estas preguntas importantes: Mejora la productividad de tu equipo:
- ¿Es realmente necesaria esta reunión? ¿No se puede realizar la tarea sin una reunión?
- ¿Se puede grabar la reunión para aquellos que realmente no necesitan estar físicamente presentes? Esto les permite revisar el contenido más tarde si es necesario.
- ¿Podría ser más corta la reunión? A menudo se pueden conseguir los mismos resultados en menos tiempo.
- ¿Se puede sustituir la reunión por un correo electrónico o un documento compartido? Considere alternativas más eficientes a las reuniones tradicionales.
2. Mejorar la calidad de las reuniones: estrategias de expertos
Los empleados no odian las reuniones en general, odian las reuniones que les hacen perder el tiempo. Haga que sus reuniones valgan la pena con estas estrategias efectivas:
- Es obligatorio tener una agenda y especificar materiales de lectura previa.
- Hacer que la asistencia sea opcional para mejorar la eficiencia.
- Grabar las reuniones para que aquellos que no asistieron puedan ver la grabación más tarde.
- No permita que la agenda se desvíe por temas nuevos no planificados.
- No dejes que la voz más fuerte de la sala domine la conversación o intimide a los demás.
En Muse Group, cada invitación a una reunión incluye una agenda con objetivos claros y lecturas previas. Concluye identificando pasos de acción específicos.
3. Programe días sin reuniones: aumente la productividad y reduzca el agotamiento
Los empleados a menudo se ven abrumados con reuniones consecutivas, lo que les deja poco o ningún tiempo para completar el trabajo que se espera de ellos o incluso para reflexionar. Para promover un enfoque profundo y reducir el agotamiento por reuniones, considere agregar días u horas regulares sin reuniones para brindarles a sus empleados una ventana confiable de enfoque ininterrumpido. Vale la pena señalar que reservar "días de concentración" puede mejorar el rendimiento y reducir la cantidad de reuniones innecesarias. Dropbox Ella atribuye a sus “Focus Days” una reducción del 28% en el número de reuniones.
4. Minimizar las interrupciones
Las reuniones ad hoc impactan negativamente en la productividad y aumentan el estrés. El trabajador cognitivo típico es interrumpido entre 6 y 25 veces al día, y cada interrupción requiere entre 15 y 25 minutos de tiempo de recuperación.
5. Establecer una única fuente de información confiable.
El trabajo asincrónico prospera gracias a una comunicación escrita clara. Tener documentación detallada permite que los proyectos se desarrollen sin problemas en todas las zonas horarias, mejora la transparencia, reduce la necesidad de actualizaciones constantes y contribuye a construir una memoria institucional sólida. Tener una única fuente de información confiable, o “Fuente Única de Verdad” (SSOT), brinda a las personas una sensación de independencia, evita que los colegas tengan que repetir la explicación una y otra vez, ayuda con el proceso de incorporación y garantiza que todos tengan las mismas respuestas a sus preguntas. Esta práctica se considera la piedra angular de una gestión eficaz del conocimiento corporativo.
La comunicación asincrónica no es una solución mágica.
Aunque la comunicación asincrónica tiene muchos beneficios, su éxito depende de una implementación efectiva. Tenga en cuenta lo siguiente antes de decidir cómo proceder con la comunicación asincrónica:
- No te apresures Comience lentamente aplicando una de las recomendaciones anteriores.
- Me doy cuenta de que los empleados seguirán el ejemplo de los gerentes y líderes. Deberían ser partidarios y buenos modelos a seguir.
- No espere que los empleados adopten de forma natural la comunicación asincrónica. Necesitan formación, recordatorios constantes y un motivo para cambiar: "¿Qué gano yo con esto?". (Lo que sea que haga). Enfatiza el tiempo que ahorrarán y cómo reducirá el estrés de sentir siempre que no hay suficiente tiempo en el día. *Nota: Los empleados deben sentir el valor de esta transformación.*
- Utilice prácticas de comunicación asincrónica en situaciones apropiadas. No es la solución ideal para discutir temas delicados o emotivos, cuestiones urgentes o complejas, o para crear nuevas relaciones sociales.
- Tenga en cuenta que las alternativas de comunicación asincrónica padecen en gran medida la falta de retroalimentación visual y auditiva. Por lo tanto, existe un riesgo mucho mayor de que el mensaje enviado no sea el mensaje recibido. *Para evitar malentendidos, utilice un lenguaje claro y conciso.*
- Me doy cuenta de que las personas con grandes necesidades sociales tendrán más dificultades para adaptarse a la comunicación asincrónica. Por ejemplo, los vendedores y los extrovertidos prosperan gracias a la comunicación directa. Sin ella, realmente sufren. Debe existir un compromiso u otra salida para su necesidad de comunicarse en tiempo real.
Conclusión
Adoptar la colaboración asincrónica no implica eliminar todas las reuniones o interacciones en tiempo real, sino ser intencional en cuanto a cómo, cuándo y por qué las personas se comunican en tiempo real. Se trata de mejorar Gestión del tiempo de los empleados و Aumentar la productividad del equipo.
A medida que continúa evolucionando مكان و Cómo En el trabajo, dominar nuevas prácticas y procesos como el trabajo asincrónico será fundamental para el éxito individual, del equipo y de la organización. Esta transformación representa una oportunidad de oro para adoptar Estrategias de trabajo flexibles و Mejorar el entorno de trabajo digital.
Nota 1) Supone un salario promedio de $60,000 más beneficios y un tiempo promedio de reunión de 60 minutos.
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