10 trucos de Google Drive que deberías dominar

Como centro neurálgico para (casi) todos los archivos almacenados en tu cuenta de Google, Drive es una herramienta fundamental para que los usuarios de Workspace guarden, organicen y compartan documentos, hojas de cálculo y contenido multimedia. Para mantener tu Drive organizado y aprovechar al máximo sus funciones de colaboración, aquí tienes 10 trucos que deberías conocer.

Para ahorrar espacio de almacenamiento, añade accesos directos en lugar de duplicar archivos.

Si estás organizando Drive y necesitas que un solo archivo sea accesible desde varias carpetas (como suele ocurrir en varios proyectos), no es necesario moverlo ni crear varias copias, lo que consume espacio de almacenamiento e impide que los colaboradores de diferentes equipos trabajen en la misma versión. En su lugar, deja el archivo original donde está y crea accesos directos en otras ubicaciones. Haz clic con el botón derecho en cualquier archivo de Drive para abrir el menú de opciones, luego ve a Organizar > Agregar acceso directo y elige la carpeta de destino.

Utilice acortadores de URL para crear rápidamente nuevos archivos específicos para una cuenta en particular.

Los acortadores de URL ahorran muchísimo tiempo al abrir nuevos archivos de Drive (especialmente Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones), sobre todo si tienes varias cuentas de Google abiertas simultáneamente (como una cuenta personal y otra profesional). Al escribir `doc.new`, `sheet.new` o `slide.new` en la barra de direcciones, se creará automáticamente un nuevo archivo en tu cuenta principal. Añade `/1`, `/2`, `/3`, etc., para especificar la cuenta que quieres usar. Así, no tendrás que hacer clic varias veces para abrir un nuevo archivo.

Utilice los enlaces para compartir modificados para crear copias automáticamente.

Otro acortador de enlaces permite obligar a los destinatarios de archivos compartidos a crear una copia en lugar de simplemente ver o editar el original. Esta función es útil para compartir plantillas, listas de verificación y otros materiales que los usuarios necesiten editar conservando la versión original. Simplemente reemplace `/edit` o `/view` al final del enlace compartido por `/copy`, y los destinatarios recibirán una notificación para "crear una copia" al abrir el archivo.

Sube nuevas versiones para sobrescribir los documentos existentes sin cambiar el enlace para compartir.

Los archivos originales de Google se actualizan en tiempo real a medida que los editas, lo que permite que todos los colaboradores vean los cambios. Sin embargo, las nuevas versiones de PDF, imágenes y videos deben compartirse nuevamente, a menos que sobrescribas el original. Haz clic derecho en cualquier archivo que no sea de Google y ve a Administrar versiones > Subir nueva versión para mantener el mismo enlace para compartir la actualización.

Bloquea los archivos en modo de solo lectura para evitar que Plus realice modificaciones.

Si quieres compartir la versión final de un archivo de Drive, pero quieres evitar que los destinatarios lo editen (ya sea accidentalmente o intencionadamente), puedes bloquearlo en modo de solo lectura. Este método es más rápido que convertirlo a PDF o gestionar los permisos para diferentes usuarios. Haz clic con el botón derecho en el archivo para abrir el menú de opciones y, a continuación, ve a Información del archivo > Bloquear . (Ten en cuenta que tampoco podrás editar el archivo hasta que lo desbloquees).

Habilita las conversiones de carga para convertir archivos .docx a formatos compatibles con Google.

Otra función que te ahorra clics repetidos es la conversión automática de archivos externos a formatos de Google Docs. Esto es especialmente útil si recibes con frecuencia documentos .docx, .xlsx o .pptx de usuarios de Microsoft. En lugar de convertirlos manualmente cada vez, puedes ir a Configuración > General , desplazarte hacia abajo hasta la sección Cargas y activar la opción para convertir los archivos cargados al formato de Google Docs.

Agregue cuadros de pie de foto a los archivos PDF para proporcionar comentarios directos.

Los archivos editables de Drive permiten resaltar y anotar texto fácilmente, y también se puede hacer con otros tipos de archivo en el modo de vista previa. Esta función es útil para anotar imágenes, diseños y maquetaciones sin necesidad de descargar y abrir el archivo en un programa aparte. Simplemente haga doble clic para abrir cualquier imagen o previsualizar un PDF, y luego haga clic en el icono de anotación en la parte superior. A continuación, seleccione el área que desea anotar y añada su comentario.

Utilice filtros de búsqueda avanzados para encontrar rápidamente archivos perdidos.

Mi unidad de almacenamiento personal suele estar un poco desordenada, lo que dificulta encontrar archivos antiguos cuyos nombres he olvidado sin tener que desplazarme por una larguísima lista de elementos desorganizados. Los filtros de búsqueda avanzada son clave para solucionar esto, ya que permiten refinar la búsqueda por tipo de archivo, propietario y fecha. Simplemente introduce términos como tipo:, propietario :, antes de : o después de: en la barra de búsqueda, seguidos de tus criterios.

Crea un centro de proyecto específico para acceder fácilmente a los archivos relacionados.

La estructura organizativa de Drive es sorprendentemente sencilla: muestra sugerencias de archivos y carpetas en la pestaña Inicio, mientras que la pestaña Mi unidad se ordena alfabéticamente de forma predeterminada, con opciones para ordenar por fecha de modificación. Por supuesto, puedes crear carpetas y mover archivos (incluso usando el truco de los accesos directos mencionado anteriormente), pero también puede ser útil crear un "Centro" dinámico para acceder rápidamente a archivos relevantes, como los de un proyecto de trabajo específico o las vacaciones. Los usuarios de Workspace de pago tienen acceso a la pestaña Prioridad, que agrupa hasta 25 archivos de cualquier lugar de Drive sin moverlos de su ubicación original. Los usuarios gratuitos pueden marcar elementos como favoritos o crear un archivo maestro de Documentos e incluir cuadros de archivo usando el símbolo @.

Utilice el escáner Drive para digitalizar rápidamente recibos y documentos impresos.

De hecho, no necesitas una aplicación aparte para escanear documentos; Google Drive ya incluye esta función , lo que permite a los usuarios de iPhone y Android digitalizar rápidamente documentos impresos en Drive simplemente usando la cámara de su dispositivo. Abre la aplicación Drive y selecciona el icono de escaneo o el signo más (+) , luego toca Escanear documento . Google realizará algunos ajustes , tras lo cual podrás especificar el nombre y la ubicación y tocar Cargar . A partir de ahí, podrás buscar tus recibos, contratos y otros archivos escaneados como cualquier otro archivo en tu Drive.