10 consejos esenciales de Zoom para todos los usuarios

Las reuniones virtuales se han convertido en una parte esencial del teletrabajo, pero a veces pueden resultar tediosas. Si Zoom es tu plataforma de videoconferencias preferida, existen varias funciones ocultas que puedes aprovechar para que las reuniones sean más eficientes para los anfitriones y más dinámicas para los participantes. Aquí te presentamos los mejores consejos y trucos para sacarle el máximo partido a Zoom.

Utilice salas de subgrupos seleccionadas por usted mismo para crear un evento de networking virtual.

La comunicación virtual es inherentemente incómoda, y puede empeorar si se envía a los participantes a salas de subgrupos aleatorias para forzarlos a conversar. Si bien los participantes de una reunión suelen ser asignados automáticamente a salas de subgrupos, Zoom cuenta con una función que permite a cada persona elegir su sala y moverse entre ellas a su propio ritmo. Esto crea una experiencia más flexible que imita la interacción cara a cara; y si eres el anfitrión, puedes nombrar las salas de subgrupos para que los participantes las seleccionen según sus intereses o temas específicos.

Haz clic en Salas de grupos , selecciona el número de salas que deseas crear, elige " Permitir que los participantes elijan sala " y haz clic en Crear . A continuación, haz clic en Opciones o en el icono de engranaje y selecciona " Permitir que los participantes elijan sala " y " Permitir que los participantes regresen a la sesión principal en cualquier momento ". Una vez que se hayan creado las salas de grupos, verás la opción "Cambiar nombre" en la ventana de Salas de grupos, que puedes usar para asignar un nombre a cada sala.

Para unirse a las salas de grupos, los participantes deben hacer clic en « Salas de grupos» , colocar el cursor sobre el número de la lista y seleccionar «Unirse» > «Unirse» . Pueden seguir el mismo proceso para cambiar de sala o regresar a la sesión principal. Cabe destacar que la función de autoselección solo está disponible en las aplicaciones de escritorio y móviles; los usuarios del cliente web deberán ser movidos manualmente por el anfitrión.

Descarga un archivo CSV para rellenar previamente las salas de subgrupos para reuniones grandes.

Alternativamente, existen muchas situaciones en las que necesitará asignar a los participantes de la reunión a salas de grupos específicas, en lugar de dejar que las elijan ellos mismos o usar la función de asignación aleatoria de Zoom. Por ejemplo, cuando desea asegurarse de que todos los miembros de un equipo en particular vayan a la misma sala. Esto se puede hacer manualmente una vez que comience la reunión, pero con grupos grandes, es mucho más fácil hacerlo con anticipación, y todo lo que necesita es un archivo CSV. Hay una plantilla disponible en la página de soporte de Zoom : simplemente necesitará una columna para los nombres de las salas de grupos y otra para las direcciones de correo electrónico de los participantes. Al programar la reunión, vaya a Opciones , seleccione Preasignación de sala de grupos > Importar desde CSV y luego arrastre y suelte su archivo en la ventana emergente. Zoom permite la preasignación de hasta 100 salas y 1000 participantes.

Configura tus diapositivas como fondo virtual para simular una presentación personal.

Cuando haces una presentación en persona, probablemente estés de pie frente a las diapositivas, para que puedan verte a ti y a tu contenido simultáneamente. La función Fondo virtual de Zoom imita esto superponiendo tu video en tu pantalla compartida, lo que permite a los asistentes ver tus expresiones y gestos y seguir tus diapositivas sin tener que mirar entre tú y las diapositivas. (Nota: Esta función también es compatible con PowerPoint y Keynote). Haz clic en Compartir > Pantallas y selecciona Microsoft PowerPoint en la sección Aplicaciones . Luego puedes elegir el tipo de superposición donde aparecerá tu video; la opción Delante coloca tu imagen sobre las diapositivas compartidas. Puedes cambiar el tamaño y arrastrar tu video por la pantalla. Luego haz clic en Compartir.

Comparte el audio de tu ordenador para añadir sonido ambiental durante los descansos.

Si desea mantener un ambiente determinado durante las pausas de la reunión, o usar música como recordatorio para regresar de una pausa, puede compartir el audio de su computadora para proporcionar sonido ambiental. Esto funciona tanto si comparte su pantalla como si no, lo que le permite presentar una diapositiva con información a los participantes mientras suena música de fondo. Para compartir audio sin compartir su pantalla, haga clic en Compartir pantalla > Avanzado > Audio de la computadora > Compartir . Puede reproducir audio desde cualquier lugar de su dispositivo, incluidos servicios de transmisión de música y YouTube. Si también desea compartir su pantalla, haga clic en Compartir pantalla , luego seleccione el programa o escritorio que desea compartir y elija Compartir sonido > Compartir.

Destacar a varios ponentes para simular un debate realista.

Zoom, por defecto, resalta el vídeo o el icono del orador actual. Esto puede resultar molesto, dependiendo de la vista, ya que los vídeos se mueven por la pantalla, sobre todo durante las sesiones de preguntas y respuestas, cuando varios participantes activan el micrófono e interactúan con los presentadores. Para evitar este desorden, los anfitriones de Zoom pueden destacar hasta nueve personas como oradores principales, haciéndolos visibles en la vista principal para los participantes. (Esto es diferente de fijar a un participante, que solo convierte a las personas en oradores principales en tu dispositivo).

La función Spotlight simula una mesa redonda real, permitiendo que los participantes vean a todos los oradores principales por igual. Los demás asistentes permanecerán visibles mediante un control deslizante en la parte superior de la pantalla de la reunión. Para añadir un Spotlight, coloque el cursor sobre el vídeo de un participante y haga clic en los tres puntos > Spotlight para todos . Repita este proceso, seleccionando Añadir Spotlight para hasta nueve oradores.

Cómo añadir una experiencia inmersiva a los espacios de reuniones del mundo real.

Las reuniones virtuales a menudo pueden resultar tediosas, pero la función Vista Inmersiva de Zoom hace que las presentaciones, clases o grupos sean más atractivos al colocar a los participantes en escenas realistas. En lugar de cabezas flotando en pequeños recuadros, puedes mover a los asistentes para que "se sienten" en pupitres de aula, en sillas detrás de un escenario o incluso alrededor de una fogata. Para una mejor experiencia visual, asegúrate de que tu cámara de Zoom funcione correctamente . Zoom tiene escenas predefinidas, o puedes subir una foto de tu oficina o espacio exterior. Estos fondos virtuales pueden acomodar hasta 25 participantes. Como anfitrión, haz clic en Ver > Inmersiva , luego elige si deseas agregar participantes a la escena de forma automática o manual, y selecciona la escena. Haz clic en Iniciar para colocar a las personas en la vista inmersiva. Para vistas inmersivas personalizadas, tendrás que mover a los participantes manualmente.

Archivos de audio separados para grabar podcasts o contenido educativo.

Dado que cualquier reunión de Zoom se puede grabar, es una plataforma práctica para crear y guardar contenido colaborativo o conversacional, como podcasts, tutoriales, reuniones de junta directiva y reuniones Plus. Sin embargo, que varias personas hablen al micrófono al mismo tiempo puede dificultar la escucha posterior, especialmente si se interrumpen entre sí o si un participante tiene ruido de fondo mientras otro habla. En estos casos, puedes grabar archivos de audio por separado y luego combinarlos para una experiencia más fluida. Como anfitrión, en la aplicación de escritorio de Zoom, haz clic en tu foto de perfil > Configuración > Grabar y habilita la opción "Grabar un archivo de audio independiente para cada participante" . Esto grabará y guardará cada archivo localmente con el nombre del participante.

Configura un segundo dispositivo como "coanfitrión" para gestionar a los participantes y el chat.

Gestionar una reunión requiere compartir una presentación, supervisar el chat y controlar a los asistentes que desean participar, lo cual puede resultar bastante complicado, sobre todo si se intenta hacerlo todo en una pantalla pequeña. Una solución es iniciar sesión con un segundo dispositivo y usar uno para compartir la pantalla y el otro para gestionar a los participantes y el chat. Para unirte a la reunión desde ambos dispositivos, en tu dispositivo principal con privilegios de anfitrión, haz clic en Participantes , coloca el cursor sobre tu otro perfil en la lista y, a continuación, haz clic en Más > Nombrar coanfitrión > Confirmar . (Si no eres el anfitrión principal de la reunión, también puedes obtener privilegios de coanfitrión).

Con una cuenta de Zoom de pago, puedes iniciar sesión en dos dispositivos del mismo tipo simultáneamente, o en un ordenador y un teléfono o tableta. También puedes conectarte desde otro dispositivo con una cuenta diferente o como invitado. Si has iniciado sesión con el mismo perfil, asegúrate de silenciar todos los dispositivos del segundo para evitar el eco.

Crea tu propia sala de espera para compartir la agenda en directo y chatear con los asistentes.

Si desea una experiencia de sala de espera más profesional (o atractiva) que la página predeterminada de Zoom que muestra el mensaje "Esperando a que el anfitrión inicie la reunión", puede personalizar lo que ven los participantes. La opción más sencilla es un título de texto para la sala de espera, pero también puede agregar una imagen, subir el logotipo de su marca junto con un mensaje o descripción de la reunión, o incluir un video en bucle (con o sin sonido), que puede usarse para mostrar la agenda, las reglas de la reunión y un mensaje de bienvenida. Active la Sala de espera al programar su reunión y luego vaya a Opciones de la sala de espera > Personalizar la sala de espera > Guardar después de agregar sus personalizaciones.

Las salas de espera de Zoom también incluyen una función de chat, que permite a los anfitriones enviar mensajes a todos los participantes o comunicarse en privado con personas específicas. Haz clic en «Chat» y selecciona a la persona o a los participantes de la sala de espera con quienes quieras chatear.

Utiliza AI Companion para obtener un resumen cuando te incorpores tarde a una reunión.

AI Companion es la herramienta de IA generativa de Zoom, que ofrece funciones de productividad como tomar notas, resúmenes de reuniones y establecer tareas pendientes. Si se habilita para una reunión, también puede responder a las preguntas de los participantes en tiempo real; es decir, si te unes tarde, puedes obtener un resumen de todo lo que te perdiste sin llamar la atención sobre tu tardanza. Las preguntas predefinidas incluyen "¿Pónganme al día?", "¿Se mencionó mi nombre?" y "¿Cuáles son las tareas pendientes?", aunque también puedes hacer preguntas personalizadas. Haz clic en el icono de AI Companion en la esquina superior derecha de la reunión y elige una pregunta predefinida o formula la tuya propia. Ten en cuenta que la función de Preguntas de la reunión solo está disponible para cuentas empresariales y corporativas y debe ser habilitada por el anfitrión.