Cómo utilizar eficazmente un plan de mejora del rendimiento (PIP)

Los puntos clave más importantes

• Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) es una hoja de ruta, no un castigo. Su objetivo es ayudar a los miembros del equipo a crecer, no intimidarlos para que cumplan o prepararlos para el fracaso.
• Utilice un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) sólo después de conversaciones claras y honestas. Si no has establecido expectativas o tenido conversaciones reales sobre los fracasos, es el momento.
• Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) es para problemas basados ​​en habilidades. Piense en plazos incumplidos o en objetivos de ventas, no en problemas de comportamiento como la tardanza o la falta de respeto.
• La claridad es amabilidad. Un miembro de su equipo nunca debería sorprenderse por un Plan de Mejora del Desempeño (PIP). Si es así, el problema es que el liderazgo no está claro.
• Las reuniones individuales vienen primero. Antes de recurrir a un plan formal, utilice reuniones individuales periódicas para detectar los problemas de forma temprana y capacitar a su equipo sobre cómo seguir adelante.
• Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) sólido incluye detalles específicos. Haga una lista clara de lo que es deficiente, lo que necesita cambiar, cómo seguirá el progreso y qué sucede si no hay ninguna mejora.

A nadie le gustan las conversaciones difíciles. No tú. Ni los miembros de tu equipo. Ni siquiera el compañero de trabajo que podría haber registrado la cara de póquer.

Cuando alguien de tu equipo no cumple con las expectativas, no puedes simplemente cruzar los dedos y esperar que las cosas mejoren mágicamente. Debes intervenir clara y sinceramente. Así se conduce bien.

¿Pero qué pasa si ya has tenido conversaciones difíciles y honestas y las cosas todavía no mejoran? Aquí es donde entras tú. Plan de mejora del rendimiento (PEPITA) (También lo llamamos el plan de 90 días).

Contrariamente a la creencia popular, un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) no es sólo un paso formal antes de que alguien sea despedido. Tampoco se trata de microgestionar ni de imponer castigos. Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP), utilizado de la manera correcta, es una hoja de ruta clara para el crecimiento y un plan claro de lo que se espera en el futuro.

Brinda a los miembros del equipo que pasan dificultades una oportunidad real de cambiar las cosas. Y si eso no sucede, también les da una salida digna y respetable. Ahora veamos cómo debe ser un plan de mejora del rendimiento y cómo llevarlo a cabo. Liderazgo que sirve a tu equipo A lo mejor.

 

¿Qué es un Programa de Mejora del Desempeño (PIP)?

se refiere al término PIP A Programa de mejora del rendimiento (Plan de mejora del rendimiento). Y él es Un plan escrito que identifica con precisión las deficiencias del desempeño del empleado y lo que debe hacer para cumplir con las expectativas laborales.. Un programa de mejora del desempeño es una herramienta esencial de gestión del desempeño que proporciona un marco estructurado para abordar problemas y establecer objetivos mensurables.

 

¿Qué es un Programa de Mejora del Desempeño (PIP) en el trabajo?

Un Programa de Mejora del Desempeño (PIP), o Plan de Desarrollo del Desempeño, se utiliza en un entorno laboral cuando un miembro del equipo tiene un desempeño constantemente inferior al esperado en un área de su trabajo basada en habilidades. Por ejemplo, es posible que no alcance los objetivos de ventas, no cumpla los plazos o no se comunique claramente con los clientes. Los términos “plan de desarrollo del desempeño” o “programa de mejora del desempeño” a menudo se usan indistintamente.

El Programa de Mejora del Desempeño (PIP) no se utiliza para abordar problemas de comportamiento como tardanzas (o ausencias), falta de respeto o vestimenta inadecuada. Éstas no son áreas que se puedan mejorar gradualmente: son áreas que “deben cambiar ahora”. El Programa de Mejora del Desempeño (PIP) se basa en habilidades.

Plantilla gratuita de áreas de resultados clave (KRA)

Un documento de Áreas de Resultados Clave (KRA) le ayudará a crear expectativas de roles claras para su equipo. ¡Obtenga nuestra plantilla gratuita, además de algunos ejemplos de Áreas de Resultados Clave (KRAs) completadas para su referencia! *Nota del experto: El uso del modelo KRA ayuda a definir y medir los objetivos clave de desempeño.*

 

¿Cuándo se debe utilizar un plan de mejora del rendimiento?

Dejemos esto en claro: nunca ofrezcas un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) cuando estés listo para dejar ir a alguien sin haber tenido una serie de conversaciones claras y directas previas a ese momento. Como dice el experto en liderazgo Patrick Lencioni: “Despedir a alguien… es a menudo el último acto cobarde de un líder que no sabe o no quiere exigir responsabilidades a la gente”. *En otras palabras, un plan de mejora del desempeño debe ser una oportunidad real de mejora, no sólo una formalidad antes del despido.*

No es aceptable presentar un plan de mejora del desempeño como la primera conversación con cualquier miembro del equipo. Pero si has tenido conversaciones y no son útiles, o si alguien comienza a estancarse o incluso a deteriorarse, es hora de pasar al siguiente nivel de responsabilidad.

Armando López, director senior de recursos humanos de Ramsey Solutions, recomienda hacerse estas tres preguntas para determinar si es el momento de introducir un plan de 90 días:

• ¿Has establecido claramente tus expectativas?
• ¿Has documentado los fallos y has tenido una conversación real sobre ellos?
• ¿Se sorprendería este miembro del equipo al saber que no está cumpliendo con las expectativas?

“Si no puedes responder sí a las tres preguntas, no debes seguir adelante”, dice Armando. “Ser poco claro es ser cruel”. Las sorpresas nunca son divertidas, sobre todo cuando hay mucho en juego. Sé muy claro para asegurarte de que tu compañero de equipo sepa exactamente dónde está. *La claridad absoluta al establecer expectativas es la base de un plan eficaz de mejora del desempeño.*

La verdad es que el 99% de tu energía emocional al liderar a tu equipo debería gastarse en Establecer expectativas claras. El 1% restante se destina a responsabilizar a los miembros del equipo.

Establecer expectativas claras es una conversación bidireccional: brindar claridad a todos y lograr Compra en equipo Hacia objetivos comunes. Así que antes de elaborar un plan formal, asegúrese de que lo esté ejecutando. Reuniones individuales Sea honesto periódicamente acerca de las preocupaciones sobre el rendimiento.

Señale los problemas en tiempo real, proporcione comentarios claros y dé ejemplos específicos de expectativas no cumplidas y cambios que necesita ver. Luego, utilice reuniones individuales para asesorar al miembro del equipo en el futuro.

 

Cómo redactar un plan de mejora del rendimiento

Escribir un plan de mejora del rendimiento no se trata de llenar los espacios en blanco de un formulario. Se trata de crear un plan que sea completamente claro y justo. Esto es lo que debes incluir:

• Áreas específicas que necesitan mejorar el desempeño: Utilice sus Áreas de Resultados Clave (KRA) como guía para esto. *Las áreas de resultados clave (KRAs) son indicadores de desempeño críticos para los empleados.*
• Qué esperar: Sea específico. «Haga 10 llamadas de ventas al día», no «Haga más llamadas».
• Plazo de mejora: Normalmente 90 días con puntos de control a los 30 y 60 días como mínimo.
• ¿Cómo medirás el progreso? Métricas claras, no sólo impresiones.
• ¿Qué pasa si no hay mejoría? Por lo general, el empleo termina.

Su aportación debe ser directa y respetuosa. Este no es un buzón de sugerencias. Es un documento que dice "esto tiene que cambiar". Entonces, una vez que haya creado su plan de mejora del rendimiento y esté listo para enviarlo, tómese el tiempo para actualizar sus conocimientos sobre Cómo tener conversaciones incómodas.

 

Preguntas frecuentes sobre el plan de mejora del rendimiento

¿Aún tienes preguntas sobre los Planes de Mejora del Desempeño (PIP)? Esto es bueno. Significa que te preocupas y estás tratando de hacerlo bien. A continuación se presentan algunas preguntas frecuentes sobre los planes de mejora del rendimiento con respuestas de Armando, un experto en gestión del rendimiento.

 

¿Cómo deberían ser las conversaciones previas al PIP?

Comience por sentarse con un miembro del equipo y analizar sus indicadores clave de desempeño (KRA). Hable con franqueza sobre cada punto. Digamos que tienen cinco áreas clave y cumplen las expectativas en tres de ellas, necesitan mejorar en una y no alcanzan en absoluto las expectativas en otra.

Ramsey utiliza una escala de cinco puntos: 1 – Necesita orientación, 2 – Autosuficiente, 3 – Competente, 4 – Avanzado, 5 – Subiendo de nivel. Entonces, en una escala de cinco puntos, este miembro del equipo vería tres como 3, uno como 2 y uno como 1. *Nota: Esta escala ayuda a determinar los niveles de rendimiento actuales y deseados.*

Enfatiza las áreas en las que se desempeña bien. A continuación, señale las áreas que necesitan mejoras. Explique cómo sería aumentar el nivel de desempeño de 2 a 3 (o más) y explique qué debería cambiar en el área calificada como 1. Sea claro en que estas expectativas no son opcionales: son esenciales para el puesto de trabajo.

Documente cada conversación para sus registros y responsabilidad personal, y organice sus notas mediante lo siguiente:

• Historia
• ¿Cuál es la expectativa incumplida?
• ¿Cuál es el estándar requerido?
• ¿Qué mejora discutieron usted y el miembro del equipo?

No se trata de atrapar a un miembro del equipo en el acto de rendir por debajo de lo esperado: se trata de ayudarlo a ver la brecha claramente y brindarle una oportunidad justa de cerrarla. *El objetivo de un plan de mejora del desempeño es ayudar al empleado a alcanzar el éxito.*

 

¿Cómo sé que entienden la gravedad de la situación?

Simplemente decir las palabras es una cosa, yComunicarse eficazmente Asegurarse de que se transmita el significado deseado es otra cosa. Entonces, pregúntate: ¿El mensaje que usted quería transmitir es el mismo que recibió la otra parte?

A continuación se presentan dos formas sencillas de comprobarlo, haciendo hincapié en la importancia de: Evaluación objetiva de la gravedad de la situaciónyComunicación eficaz en el lugar de trabajo:

1. Pídales que evalúen la gravedad de la situación. Di algo como: “En una escala del 1 al 5, donde 1 es solo una pequeña crítica constructiva y 5 es el despido, ¿qué tan grave es esto para ti?” Si ellos dicen 1 o 2, mientras que para ti es 4 o 5, es señal de que no fuiste lo suficientemente claro. Regresa y trata de ser más directo. *Esta autoevaluación ayuda a comprender la percepción del empleado sobre la gravedad de la situación, lo cual es muy importante.*
2. Pídales que resuman la conversación. Al final de su reunión individual, pídales que se tomen cinco minutos para escribir lo que escucharon (cuál fue el problema, qué se debe cambiar y cuándo) y que se lo envíen por correo electrónico. Si sus comentarios sólo cubren parte de la conversación o si el tono parece más informal de lo que pretendías, es una señal de que necesitas aclarar las cosas. *Solicitar un resumen garantiza que el empleado comprenda las expectativas y responsabilidades que se le imponen.*

No estás siendo duro. Estás siendo claro. Su compañero de equipo debe comprender que estas expectativas son: Artículos de primera necesidad No lo es impares.

 

¿Qué pasa si estoy seguro de que estoy listo para avanzar con un Plan de Mejora del Desempeño (PIP)?

¿Has tenido todas las conversaciones correctas y las has documentado hasta este punto? Si lo has hecho y es hora de hacer las cosas oficiales, no lo hagas solo. Presenta la situación a tu comité de RRHH. Si no tiene uno, consulte con otro líder de confianza o dos. Este es un momento para que colegas de confianza lo ayuden a reducir la velocidad y revisar su proceso y su intuición. *Nota del experto: Consultar con su comité de RR.HH. o su equipo de liderazgo garantiza un enfoque justo y transparente.*

¿Crees que esta persona tiene lo necesario para cambiar las cosas en 90 días?

Si la respuesta honesta es no, no ofrezca un Plan de Mejora del Desempeño (PIP). Eso sería cruel e injusto. Es hora de dejarlos ir. Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) no es una táctica de postergación. Es una verdadera oportunidad para que alguien levante el vuelo y se quede. *Advertencia: Utilizar un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) como herramienta para retrasar el despido se considera una práctica poco ética.*

Si crees que aún es posible, habilítalos con dos opciones claras:

• Opción A: Opte por no participar ahora y reciba un paquete de indemnización completo.
• Opción B: Totalmente comprometidos a cambiar las cosas y cumplir con los estándares (pero si no lo hacen, no recibirán la misma compensación más adelante)

Dale a tu compañero de equipo unos días para pensarlo y dile que harás lo mismo. Di algo como: "Tómate el fin de semana para pensarlo. El lunes puedes decirme si quieres seguir adelante o terminarlo. Yo también lo pensaré y puede que llegue a la conclusión de que estamos listos para terminarlo. Si es así, te lo haré saber y ese será tu último día".

La buena noticia es que muchas personas pueden cambiar las cosas y lo hacen, pero sólo cuando las expectativas, el cronograma y las consecuencias son claras. *Consejo profesional: La claridad sobre las expectativas y las consecuencias es clave para un Plan de mejora del desempeño (PIP) exitoso.*

 

¿Cómo presento un Plan de Mejora del Desempeño (PIP)?

Esta es una de esas conversaciones en las que tu apariencia es tan importante como lo que dices. Estás tratando con una persona real: alguien con esperanzas, facturas, tensiones y una historia. Así que, incluso si te sientes frustrado, comienza con claridad. y atencion.

Hago:

• Empecemos con la empatía. Trata a las personas como te gustaría que te trataran si los roles fueran invertidos.
• Sea curioso y no crítico. Haga preguntas y escuche para comprender, no para discutir.
• Apéguese a los hechos. Muéstrales sus lagunas de rendimiento, no sus defectos personales.
• Di lo difícil con suavidad. No andes con rodeos.
• Dales tiempo para procesarlo. De dos a tres días es un tiempo considerable antes de que se pueda tomar una decisión.

no:

• No digas: "No es personal". A ellos les pasa lo mismo.
• No dejes que tus emociones dominen el espectáculo. Mantente firme, incluso si su reacción es fuerte.
• No se lo hagas tan fácil que pierdan de vista la gravedad de la situación. Sea claro y firme.
• No tomes su reacción como algo personal. Ésta es una noticia dura. Dales espacio para sentir.

Después de la conversación, pídales que la resuman. Esto le ayudará a saber si lo que dijo es lo que escucharon. *Nota: Esta práctica ayuda a garantizar una comprensión clara y acordada del plan.*

 

¿Cómo elijo los objetivos adecuados del Plan de Mejora del Desempeño (PIP)?

Comience por identificar el problema al que se enfrenta. Entonces pregúntate: ¿Qué esperar aquí? Este es tu objetivo.

Sin embargo, tenga en cuenta el rol del empleado y el tiempo de servicio en ese puesto al establecer las expectativas. No se deben imponer estándares injustos a nadie. *Es importante alinear los objetivos del plan de mejora del desempeño con la experiencia actual del empleado y sus responsabilidades laborales.*

¿Aún tienes dificultades? Piense en qué tipo de éxitos le gustaría celebrar con este miembro del equipo dentro de un año. Tal vez sea verlo hablar en reuniones, convertirse en alguien a quien la gente recurre en busca de ayuda con sus problemas o recibir elogios de los clientes en lugar de quejas. Ahora pregúntate: ¿Qué impide que esta persona llegue allí? *La respuesta a esta pregunta es a menudo la esencia de los objetivos de un plan eficaz de mejora del rendimiento.*

 

¿Cuál es el tiempo ideal para mantener a un empleado bajo un Plan de Mejora del Desempeño (PIP)?

• Normalmente, los Planes de Mejora del Desempeño (PIP) duran un máximo de 90 días, con puntos de control y evaluaciones a los 30 y 60 días. *Este marco temporal común refleja las mejores prácticas en la gestión del rendimiento.*
• En cada punto de control, utilice el Plan de mejora del desempeño (PIP) para preguntarle al empleado: "¿Cómo ve su progreso?" *Este método fomenta la autoevaluación y la responsabilidad.*
• Si un empleado no tiene el rendimiento requerido, proporciónele los ajustes específicos que necesita ver. *Sea claro y específico acerca de sus expectativas.*

Recuerde: cualquiera de las partes puede retirarse en cualquier momento. Si resulta que esto no funciona, está bien finalizarlo antes de que transcurran los 90 días. *La flexibilidad es fundamental en la gestión del rendimiento.*

 

¿Qué sucede al final del período de 90 días?

“Una vez que un miembro del equipo llega al final de los 90 días y logra los objetivos, ¡celebra con él!” dice Armando. Dígales que han tenido un gran éxito y que han demostrado que pueden cumplir con las expectativas. Ahora les toca a ellos seguir adelante.

También enfatiza que las expectativas no cambian sólo porque el plan termina. Sea claro con el miembro del equipo que no obtendrá una reasignación ni otro período de gracia de 90 días si el desempeño vuelve a disminuir. Si les sirve de ayuda, pueden incluso fingir que alguien sigue observándolos hasta que el nivel de trabajo se convierta en algo natural. (Pero no los mires por encima del hombro. En lugar de eso, usa tus reuniones individuales para apoyarlos y continuar reconstruyendo la confianza y la comunicación abierta).

Otra cosa que debe quedar muy clara:

• No pueden trasladarse a otro departamento mientras estén en un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) o inmediatamente después: primero deben demostrar un desempeño consistente en su puesto.

Los planes de mejora del rendimiento no son fáciles, pero son Bien vale la pena eso. Da claridad, dignidad y dirección. Y cuando se usa bien, puede conducir a transformaciones poderosas.

Desafíese a sí mismo y a sus líderes que tienen informes directos a ser justos, claros y rápidos al abordar los problemas. Lo más importante es que, en todas las situaciones, trates a tus empleados de la misma manera que te gustaría que alguien te tratara a ti.

 

 

Próximo paso: establecer expectativas muy claras para los roles laborales.

¿Está buscando una forma sencilla de responsabilizar a los miembros de su equipo? قبل ¿Necesita un plan de mejora del rendimiento (PIP)? Utilice el modelo de Áreas de Resultados Clave (KRAs) para aclarar exactamente qué significa el éxito para cada puesto de trabajo. La identificación de áreas de resultados clave (KRAs) ayuda a definir claramente las responsabilidades, lo cual es fundamental para mejorar y evaluar eficazmente el desempeño. *Nota del experto: Definir las KRAs garantiza que los esfuerzos de los empleados estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización.*

 

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